Onderhanden werk is een belangrijke indicator bij Quick Response Manufacturing. Hoewel de meesten wel een idee hebben wat ‘onderhanden werk’ betekent, is het goed de definitie die in dit artikel gehanteerd wordt te delen.
Onderhanden werk zijn alle opdrachten in een organisatie waaraan nog wordt gewerkt. Dat houdt ook kantoorprocessen, logistieke processen en ondersteunende processen (zoals kwaliteitscontrole) in. Als de opdracht gereed is voor levering, is het geen onderhanden werk meer (dan wordt het een gereed product).
In deze definitie wordt het onderhanden werk bij de verkoop met offertes buiten beschouwing gelaten. Hoewel dit een deel van de capaciteit van de verkoop vraagt, leidt dit tot een bepaald percentage aan opdrachten waarmee aan de slag wordt gegaan.
Hopelijk is hiermee het begrip duidelijk en gaan we kijken hoe hiermee wordt omgegaan in de praktijk.
Een voorbeeld
In een plaatwerkbedrijf komen de opdrachten dagelijks binnen bij de verkoop. Die opdrachten worden snel verwerkt bij werkvoorbereiding en de volgende dag gaat de opdracht al in productie. Een prima flow!
Alle opdrachten komen bij de lasersnij-afdeling en worden direct opgepakt en geproduceerd. 24 uur per dag productie! De orders liggen letterlijk op de vloer. Voor die klanten die alleen lasersnijwerk bestellen is de doorlooptijd kort, maar voor klanten die opdrachten hebben met meerdere bewerkingen, is de doorlooptijd relatief lang. Het zetten en lassen kan de toestroom uit de lasersnij-afdeling niet in een keer verwerken en er ontstaat een ‘ophoping’ van onderhanden werk op de werkvloer. Dat vraagt organisatie, planning en afstemming. De hoogte van het onderhanden werk neemt toe en de ‘file’ wordt alsmaar langer.
Herkenbaar?
Hoewel iedere afdeling in het voorbeeldbedrijf zijn uiterste best doet om alle opdrachten zo snel mogelijk te verwerken is er ‘chaos’ op de werkvloer. De hoeveelheid onderhanden werk is de ‘visuele’ indicator waar de problemen ontstaan. Ga naar de werkvloer en kijk wat er gebeurt! Niet meteen in actie komen, maar zien wat er gebeurt (nog geen oordeel). Het waarnemen van onderhanden werk is logisch op de werkvloer. Het (langdurig) stilstaan van onderhanden werk is reden voor zorg. Daar is een ‘opstopping’ en dat vraagt om nadere analyse.
Onderhanden werk waarnemen op de werkvloer geeft direct een indicatie van de flow van de opdrachten door een organisatie. Uiteraard zijn er cijfers en kengetallen die dit ook tonen. Staar je niet alleen ‘blind’ op de cijfers en kengetallen, maar neem waar op de werkvloer en praat vooral met de direct betrokkenen!
Een effectieve strategie
Pas de QRM-principes van de systeemdynamica toe! Een productiemanager of algemeen manager kan niet alleen sturen op zijn ‘dashboard’. Hoewel dit onmisbaar is, zal de combinatie met zelf naar de werkvloer gaan en daadwerkelijk zien wat er gebeurt het meest effectief zijn. In Japan is de uitspraak: ‘go tot the gemba’. Vrij vertaald: ga naar de werkvloer. Daar gebeurt het en niet achter je bureau!
Er zijn enkele (direct) toepasbare principes om het onderhanden werk te managen op de werkvloer. Ongeacht of het heel druk is of juist niet. De principes zijn onderdeel van de ‘wetten van de systeemdynamica’.
Plan de beschikbare capaciteit nooit 100% vol
Dat leidt tot ‘files’ en het verhoogt de doorlooptijd van orders en daarmee het onderhanden werk op de vloer! Afhankelijk van de zogenaamde variabiliteit (de mate van voorspelbaarheid van bewerkingen en hun tijdsduur) kan er meer capaciteit gepland worden. Maar nooit 100%.
De onderstaande grafiek geeft dit weer. Het betreft de ‘Kingman-curve’ waarin het verband is uitgedrukt tussen bezetting en doorlooptijd.
Een langere doorlooptijd heeft als gevolg meer onderhanden werk op de vloer. Deze indicator is altijd toepasbaar.
Maak gebruik van ‘toeritdosering’
Dat houdt in dat er gedoseerd wordt vrijgegeven voor productie. In plaats van elke order die is voorbereid direct in productie te nemen, bewust vrij te geven voor een eerste bewerking. Daarbij horen een aantal ‘spelregels’ om te zorgen dat het onderhanden werk op de productievloer laag blijft.
- Een order wordt pas vrijgegeven als de bewerking gereed is met de voorgaande order.
- Een order wordt pas vrijgegeven als de informatie en materialen compleet zijn.
- Een order wordt vrijgegeven als die ‘in één keer’ door de productie kan.
Ongeacht of het druk is of niet zijn deze spelregels van toepassing. De valkuil waar vaak ingetrapt wordt is bij weinig bezetting op de productievloer, de orders snel en tegelijk vrij te geven. Het gevoel van ‘druk’ en werk zien liggen is nu eenmaal een ‘trigger’.
Maak een order eenmaal in productie helemaal af (geen onderbrekingen)
Een order moet niet aan de kant worden gezet om een andere order voorrang te geven. Bij het vrijgeven van de orders is het belangrijk vanuit de juiste mix, ook de juiste volgorde vrij te geven. Elke onderbreking van een order die aan de kant wordt gezet kost (productieve) tijd.
Houdt de serie zo klein mogelijk
Zoek naar de optimale seriegrootte of batchgrootte en vermijdt het clusteren van orders, ook tijdens de productie zelf. Hoe kleiner de series, hoe korter de doorlooptijd en daarmee het onderhanden werk.
Onderhanden werk in de financiële rapportage
In een eerder geschreven artikel over het verbeteren van de doorstroming van orders zijn deze principes ook aan bod gekomen. In de operatie zit je aan het stuur om het resultaat (ook financieel) mee te sturen.
In de financiële rapportage is onderhanden werk een belangrijk kengetal. Daar wordt waarde aan gehecht. Toename van het onderhanden werk geeft (een indicatie) van toekomstige toename van het resultaat. Feitelijk is dat zo, maar er zijn ook onzekerheden en risico’s:
- Kwaliteitsissues (als onderhanden werk lang op de werkvloer aanwezig is)
- Beschadigingen en daarmee uitval of tekorten
De kunst is om het onderhanden werk zo laag mogelijk te houden en de flow van productie zo hoog mogelijk. Ofwel: de facturatie is ‘hoog’ en de onderhanden werken zijn ‘laag’.
Het gaat om de geleverde goederen aan klanten (dat wat ze hebben gevraagd) en niet om het zoveel mogelijk produceren van delen van orders die (nog) niet worden uitgeleverd.
Tot slot
Onderhanden werk is een krachtige indicator en is meteen zichtbaar als je de werkvloer opgaat. Het waarnemen, beoordelen en toetsen met de financiële rapportage geeft direct de actiepunten om mee aan de slag te gaan.
Het samenspel tussen commercie, logistiek en productie is cruciaal met gebruikmaking van de principes van de systeemdynamica!
Wil je daar een keer vrijblijvend over van gedachte wisselen en zien welke acties voor jouw organisatie mogelijk zijn? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
