Niet ingewerkt? Snel uitgewerkt!

Het belang van inwerken

Op zoek naar goede (vak)mensen
Bijna alle (maak)bedrijven zijn voortdurend op zoek naar de zogenaamde ‘goede vakmensen’. ‘Als hij echt goed is, mag hij zo komen’, horen we met regelmaat in organisaties. Los van wat nu echt goed is, geeft het een duidelijk signaal naar potentiële medewerkers die direct inzetbaar zijn. Herkenbaar voor maakbedrijven in Nederland op dit moment. De zoektocht naar nieuwe medewerkers verloopt moeizaam. In de metaalbranche zijn bijvoorbeeld lassers met de juiste certificaten schaars. Vanuit het buitenland worden de vaklieden ‘ingevlogen’. We nemen dan het taalprobleem maar voor lief. Zo zijn bijvoorbeeld ook werkvoorbereiders in vele branches schaars. Er zijn op meer vlakken functies die moeilijk in te vullen zijn. Gelukkig lukt het af en toe nog steeds die speld in de hooiberg te vinden en dan zijn de werkgevers opgelucht. De vacature is vervuld! Over tot de orde van de dag. We hebben het tenslotte druk en de opgelopen achterstand moet ingehaald worden! Wat gebeurt er met een nieuwe medewerker als hij start bij zijn nieuwe werkgever? Onderstaand praktijkvoorbeeld schetst een regelmatig waargenomen ervaring.

Aan de slag bij Productie BV
Eindelijk, verzuchte Dirk Teur van Productie BV: het is gelukt een goede en ervaren werkvoorbereider aan te trekken. Gelukkig maar, want zo kon het niet langer. Te veel werk bleef liggen en klanten begonnen te klagen over de reactiesnelheid op offerte-aanvragen. Willem begint al snel en dan zal het een stuk rustiger worden.

De volgende week start Willem daadwerkelijk en hij wordt hartelijk ontvangen door Dirk, die hem direct naar zijn nieuwe werkplek brengt en voorstelt aan zijn collega Jan. Jan wist dat er een nieuwe collega zou starten, maar niet dat het vandaag al was. Maar goed, Jan is allang blij dat er iemand bij komt en nog ervaren ook! Dirk vertelt wat praktische zaken over het computersysteem en de werktijden. Dirk vraagt Jan om andere vragen van Willem te beantwoorden. En weg is Dirk. Willem gaat achter zijn bureau zitten en vraagt Jan hoe de werkwijze is in het bedrijf. Hoewel hij ervaren is, zijn er toch veel nieuwe zaken. Een ander computersysteem dan dat hij gewend was, een nieuwe manier van werken, andere documentenstroom etc. Jan is druk met zijn eigen werk en geeft Willem een aantal offerte-aanvragen. ‘Ga daar maar mee aan de slag en als je vragen hebt, hoor ik wel. Als je klaar bent, kijken we er samen naar’. “Uhh, ok”: antwoordt Willem.

Daar zit Willem dan, met een stapel offerte-aanvragen, een nieuw systeem en een onbekende manier van werken. Met al zijn ervaring snapt hij wel hoe de aanvraag in elkaar zit en hoe hij het wil aanpakken. Hij laat zich niet kennen en gaat vol goede moed aan de slag. Na enkele uren heeft Willem de

offerte-aanvragen uitgewerkt en vraagt Jan er nog naar te kijken alvorens ze naar de klant gaan. Jan is onder de indruk van de kwaliteit en snelheid van Willem zijn werk. Dat gaat goed en dit is precies wat Jan nodig heeft. Hij geeft vervolgens diverse orders aan Willem om voor te breiden. ‘Het wijst zich vanzelf in het systeem, lijkt mij voor jou geen probleem’. Willem heeft de smaak te pakken en gaat aan de slag. Na enkele uren heeft Willem de klus geklaard en legt de uitgewerkte orders bij Jan, die er vluchtig overheen kijkt en ziet dat het wel goed zit. Geef maar door aan de planning en help mij maar met de volgende orders. Tevreden gaat Willem naar huis. Lekker productief geweest en schijnbaar pak ik het goed op, zo denkt hij. Na enkele maanden is het sentiment veranderend. Vanuit de productie komen vragen en opmerkingen over de orders van Willem. Volgens de medewerkers uit de productie ‘vergeet die nieuwe nogal eens wat’, snapt hij wel wat wij hier eigenlijk doen?’ Jan krijgt die geluiden steeds vaker en begint zich wat zorgen te maken. Hij gaat met Willem om tafel zitten en vertelt hem zijn zorg. Jan heeft geen tijd om Willem ‘nog verder’ te helpen en geeft hem aan dat het wel beter moet en hij toch wel meer van hem verwacht had… Willem sputtert tegen, ‘ik doe wat ik al maanden doe en nu is het niet goed genoeg meer’. Jan pareert zijn gesputter door aan te geven, dat Willem dan eerder vragen had moeten stellen.

Ook Dirk krijgt lucht van de prestaties van Willem. Het valt hem tegen. Hij had er echt meer van verwacht. De geluiden vanuit de productie zijn nogal zorgelijk. Veel fouten, ontbrekende informatie en zelfs ontbrekende bestellingen. Er moet iets gebeuren. Dirk hakt de knoop door en overlegt kort met Jan. Hij gaat afscheid nemen van Willem! Zijn contract wordt niet verlengd. Dit kan niet langer zo en er zal snel een vervanger gezocht worden voor Willem. Jan is het ermee eens. Zolang er maar versterking komt. Dan houdt Jan de zaak wel aan het draaien in de tussentijd. Willem krijgt te horen dat zijn contract niet verlengd wordt omdat de verwachtingen niet worden waargemaakt. Willem is teleurgesteld en opgelucht. Dit was een kansloze missie…

Voldongen feit
En helaas… bij iedere gelegenheid waar werkgevers elkaar treffen, is schaarste van gekwalificeerd personeel het gesprek van de dag. En erger nog; bij veel werkgevers is gebrek aan de juiste mensen (met niet alleen de juiste opleiding en werkervaring maar ook de passende competenties) dé rem op de groei van de onderneming. Óf de rem op het kunnen voldoen aan de klantvraag. Óf de oorzaak van het vertrek van collega’s omdat de ondernemer zijn personeel al te lange tijd blootstelt aan hoge werkdruk omdat er met te weinig mensen geen afstemming plaats vindt tussen het werk dat aangenomen wordt en de belofte aan de klant van de datum dat de werkzaamheden gereed zijn. Het zijn al lang niet meer alleen technische mensen die we te kort komen. Ook ICT’ers,

marketingmedewerkers op alle niveaus, vakmensen die nog een ambacht beheersen, tandartsen, technische mensen op het middenkader niveau die ook als teamleider of meewerkend voorman kunnen acteren, koks en zo kunnen we nog wel een alinea verder vullen.

Pennywise; pound foolish…
En het is een open deur; maar zo lang we in de praktijk nog het tegendeel dagelijks tegen komen; er worden gigantische bedragen besteed aan werving- en selectiefees, detacheringsbureaus, maar een fatsoenlijk inwerkprogramma zou teveel tijd (=geld) kosten?! Het nummer 1 excuus, ongelofelijk! Eerst maximale kosten besteden aan het vinden van de juiste persoon, om deze dan vervolgens tegen minimale kosten, begeleiding en middelen in het diepe te gooien. Inwerken en begeleiding zijn twee ‘voorwaarden’ waar elke nieuwe medewerker in een organisatie recht op heeft!

In onze optiek snijdt het mes aan 2 kanten, misschien zelfs wel aan 3. Je besteed veel geld aan het werven van nieuwe medewerkers, die als je niet oppast weer snel vertrekken. Bestaande collega’s zien wat er om hen heen gebeurt, voelen de werkdruk stijgen en de betrokkenheid dalen (als mensen toch niet lang blijven, wat heeft het dan voor zin? Zij vragen zich af of het gras bij de buren niet groener is wellicht en willen het ook ondervinden). Als medewerkers dan toch je bedrijf verlaten; laat het dan in goed overleg om de juiste reden zijn. Als je netjes van mensen afscheid neemt en vertrek onvermijdelijk is; dan kun je in ieder geval tegen jezelf zeggen dat je er alles aan gedaan hebt en heb je in de vertrekkende medewerker in ieder geval een goede ambassadeur die je bedrijf nog wel zou kunnen aanbevelen bij zijn omgeving! Dus in alle opzichten betaald een gedegen inwerkperiode, een periode van continue feedback, zich altijd terug. Linksom of rechtsom!

4 maartregelen voor het succesvol inwerken van een nieuwe medewerker
Met enkele eenvoudige maatregelen, zijn gevallen zoals in het voorbeeld beschreven grotendeels te voorkomen.

1. Stel een inwerkprogramma samen
Laat een nieuwe medewerker met iedereen kennismaken (voor zover haalbaar gezien de organisatie-grootte, maar minimaal met de directe collega’s en aangrenzende afdelingen). Laat een medewerker bij alle afdelingen (kort) meelopen om het totale proces inzichtelijk te hebben (ook bij productiemedewerkers is dit heel belangrijk!)

2. Stel een begeleider (buddy) aan
De begeleider ontfermt zich over de nieuwe collega en maakt hem of haar wegwijs in de organisatie. Daar ligt natuurlijk ook een rol voor de HR-afdeling, maar een directe collega kan veel meer betekenen in de dagelijkse praktijk.

3. Plan tijd in voor het inwerken
Niet alleen bij de nieuwe collega maar zeker ook bij het team waarin hij terecht komt. Geen tijd is echt geen excuus!

4. Houd frequent (bijvoorbeeld wekelijks) evaluatiegesprekken
Zowel de nieuwe collega als de buddy doen er goed aan tussentijds te evalueren. Het is belangrijk dat daarbij de leidinggevende betrokken is om de juiste wederzijdse verwachtingen uit te spreken en te begrijpen. Hulpvragen kunnen zo direct en snel beantwoord worden.

Na de inwerkperiode kan dan echt aan de slag worden gegaan. De kans van slagen van een nieuwe medewerker is dan vele malen groter dan in het beschreven voorbeeld. Het is als leren zwemmen. Of je gooit iemand die niet zwemmen kan in het diepe bad zonder zwembandjes en begeleiding of je start in het ondiepe bad en gaat stap voor stap leren zwemmen. Vaak wordt door werkgevers heel stoer gezegd dat de mensen in het diepe gegooid worden en dat dat ook de beste leerschool is. Alleen degene die dan komen bovendrijven zullen het daar redden… Het is natuurlijk een keuze, maar bij zwemmen wordt in de meeste gevallen gekozen voor de tweede optie. Het is een kwestie van organiseren, doen en volhouden!

Tot slot
LinkX HR management en Noctuam hebben veel ervaring op dit gebied. LinkX vanuit HR en Noctuam vanuit de operatie. Een nieuwe collega een warm welkom geven en gedegen inleren/inwerken is geen ‘rocketscience’. Met praktische adviezen en hulpmiddelen zijn we in staat om snel en adequaat het rendement van de wervingsinspanning te vergroten.

Mathieu Siemons
Noctuam

Imke Segers
Linkx

Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.

Voor wie we werken

Noctuam werkt voornamelijk voor bedrijven in de maakindustrie tot ca. 150 medewerkers. Het liefst werken we samen met DGA’s in de grafische industrie, metaal en machinebouw, kunststofproductie, timmerbedrijven, meubelindustrie en installatiebedrijven.

Bekijk alle sectoren

Brigitte Lieftink Linkedin

Zijn visie om het ‘simpel’ te houden en je gezonde verstand te gebruiken paste goed bij ons en heeft ons veel mooie inzichten en verbeteringen gebracht.

Brigitte Lieftink - Voormalig Operationeel Manager Brand Control Rooms, Deventer
Ron Sacré Linkedin

Mathieu werkt vanuit zijn praktische ervaring, wat door mij en het personeel als prettig wordt ervaren. Hij snapt de problematiek en dynamiek van de werkvloer.

Ron Sacré - Managing Director Operations FMI HighTech Solutions