Klanten willen snelheid
De druk van klanten om sneller te reageren, met korte doorlooptijden te leveren en te blijven veranderen blijft toenemen. Als consument zijn we allemaal klanten en geef toe, ook als klant word je kritischer als het om snelheid gaat. Hoewel we allemaal weten en beseffen dat nog harder gaan lopen niet de oplossing is, trappen we toch regelmatig in deze valkuil. Op de werkvloer uit zich dat bijvoorbeeld in controles bij een eerste product, die uit gebrek aan tijd niet meer worden uitgevoerd. Dat kost namelijk tijd en die hebben we niet…als we op tijd willen leveren. Een ander voorbeeld is het sneller laten draaien van machines, in de verwachting dan ook sneller klaar te zijn. In doorlooptijd geeft dat meestal weinig tijdwinst, maar de vraag is of de processen nog beheerst verlopen? Met andere woorden: de druk die ervaren wordt, vertaalt zich naar het weglaten van (essentiële) processtappen. Wellicht herken je dat? Ga maar eens kritisch kijken op het moment dat er veel druk op een opdracht staat. Gaat het nog volgens het ‘boekje’ of wordt er soms een oogje toegeknepen?
Ben je wel klaar voor snelheid in jouw organisatie?
Snelheid in processen kan alleen maar worden bereikt, als het beheerst en foutloos verloopt. In QRM termen heet dit: ‘First Time Right’. Vrij vertaald, alles in één keer goed doen en/of maken. Dat geldt voor een organisatie in de hele breedte. Om snelheid te kunnen maken, moet het proces wel beheerst verlopen. Als je met de auto op pad gaat, wil je probleemloos op je bestemming aankomen. De voorwaarde is dat de auto betrouwbaar is. Het is erg vervelend als de auto niet start of stilvalt op de snelweg. Door goed onderhoud te (laten) plegen, wordt de kans op pech geminimaliseerd. De auto kan als betrouwbaar worden beschouwd.
De vraag is of jouw organisatie ook een betrouwbaar proces voortbrengt? Daar komen veel aspecten bij kijken, zoals de betrouwbaarheid in leveren, de productkwaliteit en het nakomen van afspraken. Het meten van deze aspecten geeft inzicht in de conditie waarin je organisatie zich bevindt. Om snelheid te kunnen waarmaken is een basisconditie vereist van een organisatie. Hoe die precies moet zijn zal per bedrijf, per branche wisselen. Feit blijft dat een organisatie met veel faalkosten, klachten en stilstand door reparaties nu eenmaal minder snel de juiste producten of diensten bij haar klant gaat leveren.
De basis of het fundament moet goed zijn. Te veel onvoorspelbare prestaties brengt stress in organisaties. Dat leidt meestal tot nog grotere stagnatie.
De basis is: doe de dingen in één keer goed! Die intentie zal bedrijfsbreed gedragen moeten worden.
Waarom is er tijd om iets opnieuw te doen?
De vraag die mij wel bezighoudt is waarom er tijd is om iets nóg een keer te doen? Het overkomt ons namelijk allemaal. We kennen uit onze dagelijkse praktijk voorbeelden genoeg. We hebben de intentie om het in één keer goed te doen, maar door druk, slordigheid, misverstanden gaat het toch fout.
Als het dan fout is gegaan, moet het opnieuw en daar is wel tijd voor. Waarom laten we ons zo opjagen? Waar ontstaat dit door? Een middel om inzicht te krijgen is het bijhouden van de verstoringen en faalkosten. Niet om als ‘stok om te slaan’ te gebruiken. Het geeft inzicht in probleemgebieden van een organisatie. Die problemen kunnen liggen in afspraken, werkmethoden of materialen. Het is ook mogelijk dat machines een oorzaak vormen.
Uit de kwaliteitskunde komt ‘meten = weten’ en dat geldt nog steeds. Daarmee kan het probleem worden gemeten en ook ingedeeld worden in bijvoorbeeld; incidenteel, structureel, hoge of lage impact. Hiermee ontstaat een richting om met elkaar te gaan verbeteren. Wat zou je doen als er constant rommel op het fietspad ligt en je daar elke dag weer omheen moet rijden? Blijf je omrijden of neem je een keer de tijd om het op te ruimen?
Samen werken aan verbeteringen
Het is belangrijk een gezamenlijk inzicht in problemen te hebben. Daarmee kunnen prioriteiten worden gesteld om deze problemen op te lossen. Ik hoor in organisaties dat de grootste frustraties ontstaan als problemen (die keer op keer terugkomen) niet verholpen worden. De frustratie is nog groter als men geen invloed heeft. De oplossingen zijn vaak al bedacht op de werkvloer. Bij een QRM analyse (een meting om de huidige situatie in beeld te brengen) worden de kinken in de kabel vastgelegd. Dat overzicht geeft een enorm inzicht en basis voor een verbetertraject. Het belangrijkste onderdeel vormt daarbij dat die problemen ook samen met medewerkers worden aangepakt en opgelost! Samen werken aan problemen en structureel oplossen. Er zijn veel methodes om dat te doen. Een A3-methode vanuit de Lean theorie is uitermate geschikt om gestructureerd en in projectvorm problemen aan te pakken. Het maken van een pareto analyse, het uitzoeken van oorzaak en gevolg met een visgraatdiagram zijn allemaal zinvolle hulpmiddelen.
Wellicht dat je denkt: dat kost wel tijd. Inderdaad kost het tijd, maar het levert nog meer tijd op. Het vraagt leiderschap in organisaties om hiermee aan de slag te gaan.
Continu verbeteren is de motor voor QRM
QRM draait om doorlooptijdverkorting, niet persé als doel op zich, maar als verbeterindicator. Hoe kan de doorlooptijd verkort worden, als de productkwaliteit niet op orde is? Het is een voorwaarde dat het ‘First Time Right’ principe voldoende werkt. Alleen dan is het succesvol invoeren van QRM mogelijk. Kan mijn organisatie dan niet met QRM aan de slag als er fouten worden gemaakt? Het antwoord is: Ja, met een maar. Het hangt af van de aard van de fouten, de frequentie en de impact ervan op de prestaties naar klanten. Bij een QRM analyse kan hierover een goed oordeel worden gegeven. Verbeteren van organisaties is geen project, maar het heeft continu aandacht nodig.
Eerst goed en dan snel is een motto dat voor elke organisatie toepasbaar is. Het heeft ook met ‘mindset’ te maken. Dat betekent ook de rust bewaren in stressvolle momenten. Dat geldt voor iedereen die er werkzaam is. Sámen kun je dat voor elkaar krijgen, alléén is het een onmogelijke opgave!
Wil je meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
