De tegenstelling kantoor en productie

Samenwerking tussen afdelingen

‘Als die van kantoor nu eens beter opletten en minder fouten maken, dan kunnen wij (productie) gewoon ons werk doen’. Zo maar een veelgehoorde uitspraak in bedrijven waar ik kom. De tegenstelling tussen ‘kantoor en productie’ is in meer of mindere mate in elke maakorganisatie aanwezig. Het fenomeen is niet nieuw en heeft zeker aandacht. Toch constateer ik dat deze tegenstelling een bron van wederzijdse irritatie is en afname van productiviteit en effectiviteit tot gevolg heeft. Herkenbaar?

Waarschijnlijk wel. De vraag die veel belangrijker is; wat doen we ermee? Grofweg zijn er drie mogelijkheden:

  1. We blijven er over klagen (de slechtste optie)
  2. We accepteren het (de makkelijkste optie)
  3. We gaan er iets aan doen (veruit de lastigste optie)

Optie 3 lijkt eenvoudig op te lossen. Beter met elkaar samenwerken en de wereld gaat er een stuk rooskleuriger uit zien. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. De aankondiging vanuit de leiding, dat betere samenwerking echt nodig is, is gewoonweg niet voldoende. Ook vertellen dat je het onderling mag oplossen, zonder duidelijke kaders en ondersteuning is gedoemd te mislukken.

Een voorbeeld uit de praktijk:
In een middelgrote drukkerij werd vanuit de leiding gehamerd op het beter samenwerken vanuit de werkvoorbereiding met de productie omdat het aantal fouten in orderopdrachten bleef toenemen en stilstand tot gevolg had. Niet te accepteren! De werkvoorbereiders gingen voortaan eerst met de chefs in de productie overleg plegen, als er vragen of onduidelijkheden waren. Met andere woorden: elke twijfel werd voorgelegd en het antwoord van de chef was ‘waar’. Na verloop van tijd werden steeds ‘dezelfde’ vragen gesteld door werkvoorbereiders en de chefs begonnen zich hieraan te irriteren. Het leek erop dat zij de orders aan het voorbereiden waren! In plaats dat de tegenstellingen minder werden, namen ze juist toe. Op enig moment ontweken de werkvoorbereiders de chefs om aan een ‘grauw en snauw’ te ontkomen. De goedbedoelde maatregel sorteerde geen bevredigend effect.

Maar hoe dan wel? Quick Response Manufacturing heeft als doel om de klantvraag zo snel en goed mogelijk te beantwoorden en te realiseren door middel van doorlooptijdverkorting. Een van de pijlers is ‘Anders organiseren’. Door te gaan werken in cellen of multidisciplinaire teams. Het wegnemen van de barrière tussen kantoor en productie, door de klantvraag te organiseren. De taken en activiteiten die daarvoor nodig zijn vanuit kantoor én productie in één team laten samenwerken. Dat is de basisgedachte.

Die samenwerking kan op meerdere manieren plaatsvinden. Als er de mogelijkheid is om met een ‘vast’ team rondom een product/markt combinatie te werken, dan kan heel gericht worden samengewerkt aan een product. De kantoortaken en productietaken kunnen in dat team worden afgestemd op elkaar. Op die manier worden vraagstukken aan de start van het proces zichtbaar en kunnen worden opgelost. Door middel van crosstraining kunnen taken van elkaar worden overgenomen en wordt kennis uitgewisseld en gedeeld. De ervaring leert dat hiermee de foutkans afneemt en het werkplezier toeneemt.

Als de mogelijkheid er niet is om een ‘vast’ team te formeren, zijn er nog genoeg mogelijkheden om effectief samen te werken tussen kantoor en productie. Een gestructureerd en frequent whiteboardoverleg kan dat goed ondersteunen. Zo ook een aantal mijlpalen die gerealiseerd moeten worden om een opdracht tot een goed einde te brengen en daarmee aan de klantvraag te voldoen. Een van die hulpmiddelen is een zogenaamde ‘nieuwe werkbespreking’. Hierin worden met een delegatie van betrokkenen uit kantoor en productie een opdracht op een gestructureerde wijze doorgenomen. Een checklist is daarvoor een uitermate geschikt middel. Voordat deze ‘nieuw werkbespreking’ gehouden wordt zal de informatie van de klant gecheckt moeten zijn. Een dergelijke bespreking kan meerdere malen uitgevoerd worden om tot het gewenste resultaat te komen. De grootste weerstand in de praktijk is dat het zoveel tijd in beslag neemt. Ik ben van mening dat dit juist investeren is, om de effectiviteit en daarmee minder totaal-tijd nodig te hebben voor een opdracht.

Betere samenwerking tussen kantoor en productie is hard nodig in veel organisaties. Bovengenoemde mogelijkheden verkleinen de afstand tussen de medewerkers van kantoor en productie en daarmee wordt ook meer begrip voor elkaar gecreëerd. Het is geen ‘hogere wiskunde’ en toch lastig om in de praktijk te brengen. Luisteren naar elkaar en elkaar respecteren vormen basisbouwstenen. Zonder diep de psychologie in te duiken, begint samenwerken met gelijkwaardigheid in de onderlinge relatie. Er wordt immers voor hetzelfde doel gewerkt (het realiseren van de klantvraag!). In een eerder artikel schreef ik dat het vormen van teams meer is dan het bij elkaar schuiven van bureaus. Het gaat om de bereidheid om kennis te delen en samen te werken aan de problematiek die voor je ligt.

Tot slot
Zonder een hele ‘berg’ voorwaarden te scheppen, is de beste manier om gewoon met elkaar te starten in een team (vast of variabel) en waar nodig bij te sturen. Het maken van ‘vlieguren’ levert ervaring op. De resultaten van deze samenwerking (minder fouten, slimmere oplossingen en kortere doorlooptijd!) moet je uiteraard delen met elkaar. Dan zal die tegenstelling steeds verder verkleinen!

Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.

Voor wie we werken

Noctuam werkt voornamelijk voor bedrijven in de maakindustrie tot ca. 150 medewerkers. Het liefst werken we samen met DGA’s in de grafische industrie, metaal en machinebouw, kunststofproductie, timmerbedrijven, meubelindustrie en installatiebedrijven.

Bekijk alle sectoren

Brigitte Lieftink Linkedin

Zijn visie om het ‘simpel’ te houden en je gezonde verstand te gebruiken paste goed bij ons en heeft ons veel mooie inzichten en verbeteringen gebracht.

Brigitte Lieftink - Voormalig Operationeel Manager Brand Control Rooms, Deventer
Ron Sacré Linkedin

Mathieu werkt vanuit zijn praktische ervaring, wat door mij en het personeel als prettig wordt ervaren. Hij snapt de problematiek en dynamiek van de werkvloer.

Ron Sacré - Managing Director Operations FMI HighTech Solutions