Whiteboardoverleg, hype of effectief gereedschap?

Whiteboardoverleg - Agile werken

Communicatie
Als ik in organisaties een analyse maak en met medewerkers praat, is een van de meest gehoorde opmerkingen dat ‘er niet goed wordt gecommuniceerd’. Of dat nu vanuit de leiding is of onderling. Het wordt ervaren als een van de grootste verstorende factoren in de dagelijkse operatie.

Communicatie is een containerbegrip, dat vele aspecten kent en daarmee ook door veel oorzaken verstoord kan worden. Hét ‘communicatieprobleem’ in een bedrijf los je niet snel op. Het is wel mogelijk door frequent overleg met elkaar te hebben het gebrek aan communicatie en misverstanden daaromtrent te verminderen.

Bij Quick Response Manufacturing (QRM) draait het om doorlooptijdverkorting. Dat is alleen mogelijk als er zo min mogelijk verstoringen zijn. In de praktijk blijkt dat het instellen van een zogenaamd whiteboardoverleg (die in vele verschijningsvormen mogelijk zijn) een effectief middel is om de onderlinge afstemming en communicatie te stroomlijnen. In dit artikel wordt ingegaan op een effectief whiteboardoverleg en het zogenaamde ‘agile’ werken.

Dat is toch zonde van de tijd
‘Is het een hype om dagelijks met elkaar staand overleg te voeren, terwijl iedereen toch wel weet wat ze moeten doen?’ Een regelmatig terugkerend argument. ‘Het is toch zonde van ieders tijd om dingen te horen die niet voor jou bedoeld zijn?’

In deze weerstand schuilt een deel van het ‘communicatieprobleem’. Als je niet weet van elkaar wat je aan het doen bent is het lastig om activiteiten goed op elkaar af te stemmen. QRM gaat over het bedrijfsbreed terugdringen van doorlooptijden. Het is daarom belangrijk dat goed af te stemmen met elkaar. Met de grillen van klanten en de veranderingen die gedurende het proces plaatsvinden, is het utopie te denken dat zonder afstemming orders goed door de organisatie gaan. Daarnaast is er meer met elkaar te bespreken en dat is effectiever om in één keer te doen dan elke keer ad-hoc. Genoeg argumenten om een gezamenlijk overleg te hebben op frequente basis.

Het whiteboardoverleg is een visueel hulpmiddel dat als voordeel heeft om alle benodigde informatie in één oogopslag te kunnen zien. In een tijdperk waarin digitalisering verder toeneemt, een tegenstrijdig middel, zo lijkt het. Het grote nadeel van digitale informatie bij gezamenlijk overleg is dat het ‘digitaal verstopt’ zit. De informatie moet toegankelijk zijn op elk gewenst moment. Het werken met grote schermen die constant ververst worden is een vorm die effectief kan werken. Maar er is nog een ander groot voordeel van een whiteboard. Je kunt er op schrijven en de lopende zaken kunnen beschreven worden op een laagdrempelige wijze. Uiteraard zijn er ook digiboards beschikbaar.

Effectief Whiteboardoverleg
Voordat gestart wordt met een whiteboardoverleg, moet het doel duidelijk zijn. De samenstelling van het team is ook belangrijk. Voor wie is het belangrijk? Daarna kunnen de onderwerpen bepaald worden. Onderwerpen die regelmatig voorkomen zijn onder andere planning en voortgangscontrole, verbeterpunten, aan- en afwezigheid samen met de bezetting van afdelingen/machines en resultaten.

Afhankelijk van het doel zal ook de frequentie bepaald worden. Als het gaat om de operatie is een dagelijkse frequentie heel normaal. De tijdsduur is gelimiteerd. Meer dan 15 minuten is niet effectief. Dat betekent dat er regie gevoerd moet worden en er een voorzittersrol is bij dit overleg. De onderwerpen worden ingedeeld op een whiteboard en zijn de ‘agenda’ voor het overleg. Het tijdstip kan eveneens variëren. Vaak gebeurt het bij aanvang van de werkzaamheden, maar ook bijvoorbeeld bij een ploegwissel. Het is wel van belang dat er een vast tijdstip wordt aangehouden. Anders bestaat het gevaar om het over te slaan en dat is het begin van het einde. Ook een vaste plaats en het overleg staand uitvoeren verhoogt de effectiviteit.

Dit type overleg staat ook bekend onder een ‘daily stand up meeting’, een ‘sunrise meeting’ en nog vele andere benamingen. In essentie komt het neer op dagelijks kort overleg met vaste onderwerpen om de werkzaamheden met elkaar af te stemmen. Het resultaat daarvan moet zijn dat het effectiever is dan ad-hoc elke keer een afstemming te hebben op ‘losse’ onderwerpen.

Het effectief whiteboardoverleg valt of staat met het gedisciplineerd uitvoeren. Dat houdt in dat men op tijd komt, de tijdsduur niet overschrijdt, de acties uitvoert en serieus meedoet. Dat lijkt logisch en toch zijn dit in de praktijk struikelblokken.

Samengevat:

  • Bepaal de doelstellingen
  • Selecteer (maximaal) 5 onderwerpen om te bespreken
  • Stel het team samen
  • Bepaal de frequentie en het vaste tijdstip
  • Spreek de maximale tijdsduur af (15 minuten is maximaal)
  • Maak afspraken over actiepunten en de opvolging

Agile
Agile betekent lenig, letterlijk vertaald. Het is bedoeld om mee te bewegen met alle veranderingen die op organisaties afkomen. Het ‘agile’ werken is daarom afgelopen jaren populair geworden met technieken als Srcum (vindt zijn oorsprong in de IT) waarbij onder meer post-its gebruikt worden om projecten te managen (en inzichtelijk te maken). Ook hierin zijn vele vormen, ook digitaal zoals bijvoorbeeld Trello. Een variant in de bouwwereld is de zogenaamde ‘lean-planning’ waarbij alle betrokken partijen bij de bouw van een project hun werkzaamheden gezamenlijk plannen om tot een betere afstemming te komen. Agile werken is niet per definitie geschikt voor alle organisaties. Een project dat complex is en met veel partijen uitgevoerd wordt, kan heel goed met Srcum aangepakt en gemanaged worden. Voor de dagelijkse planning in een metaalbedrijf kan het overkill zijn.

Elke organisatie kent haar eigen behoeften en heeft haar eigen kenmerken. Dat is en blijft maatwerk. Gebruik maken van elementen van bijvoorbeeld Scrum kan heel effectief zijn, zonder alle Scrum technieken tot in de finesse te gebruiken. Het voornaamste doel blijft dat het voor jouw organisatie effectief is.

Tot slot
Whiteboardoverleg en agile werken zijn hulpmiddelen om de dagelijkse operatie beter aan te sturen en de doorlooptijd van de informatievoorziening en wijziging te verkorten. Het is geen doel op zich. Gebruik die elementen uit agile werken die bijdragen aan verkorting van de doorlooptijd in het proces. Dat vraagt onderzoek, uitproberen en door-ontwikkelen. Start met een eenvoudig whiteboard, een paar stiften, duidelijke doelen en een gemotiveerd team! Door het te doen, ontstaat de meest effectieve en praktische manier van werken. Maak er dus geen hype van, zorg dat het de organisatie verder helpt!

Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.

Voor wie we werken

Noctuam helpt organisaties in de maakindustrie om keten- en organisatiebreed, samen met de medewerkers, structureel te verbeteren. Met de bewezen methode QRM (Quick Respons Manufacturing), optimaliseren we de processen en verkorten we de doorlooptijden. Deze bedrijven hebben Noctuam's kennis en kunde al succesvol ingezet.

Bekijk alle sectoren

Brigitte Lieftink Linkedin

Zijn visie om het ‘simpel’ te houden en je gezonde verstand te gebruiken paste goed bij ons en heeft ons veel mooie inzichten en verbeteringen gebracht.

Brigitte Lieftink - Voormalig Operationeel Manager Brand Control Rooms, Deventer
Ron Sacré Linkedin

Mathieu werkt vanuit zijn praktische ervaring, wat door mij en het personeel als prettig wordt ervaren. Hij snapt de problematiek en dynamiek van de werkvloer.

Ron Sacré - Managing Director Operations FMI HighTech Solutions