Inleiding
Het Klanten Order Ontkoppel Punt is in de logistiek een bekende term. Vrij vertaald is dit het punt in een organisatieproces waar de klant geen invloed meer kan uitoefenen. Wijzigingen van welke aard dan ook zijn na dat punt niet meer mogelijk. Zo is het bedoeld. De praktijk leert dat hiermee creatief wordt omgegaan. Er zijn in veel organisaties ‘by-passes’ en sluiproutes die na dit punt liggen om toch die klantvraag te beantwoorden. De gevolgen zijn vaak desastreus voor de totale doorstroming van orders en opdrachten door een organisatie. Quick Response Manufacturing (QRM) heeft als doel om doorlooptijden in organisaties juist drastisch te verkorten. Het heeft de schijn dat het Klanten Order Ontkoppel Punt hieraan niet altijd bijdraagt. Bij implementaties wordt regelmatig gehoord dat het te ambtelijk en procedureel is geregeld in de organisatie als het gaat om wijzigingen van klanten. Vanuit de commercie neemt de roep om flexibiliteit toe. De conclusie die (te) snel wordt getrokken is dat de organisatie flexibeler moet worden en dat al die ‘regels en procedures’ overboord moeten! Het niet lekker functioneren van het Klanten Order Ontkoppel Punt kent veel oorzaken. Het kan niet juist zijn ingesteld, gezien de veranderende omstandigheden bij klanten en in de markt in het algemeen, of medewerkers houden zich niet aan de ‘spelregels’. Zo maar enkele mogelijke oorzaken. Vanuit Noctuam werk ik juist met het Klanten Order Ontkoppel Punt om de doorstroming van processen te versnellen, omdat ik geloof dat het juist instellen en toepassen, de meeste vrijheid geeft aan de medewerkers om zelf invloed uit te oefenen op de gewenste flexibiliteit. Voordat de relatie met QRM verder wordt uitgediept, volgt eerst een korte toelichting op het Klanten Order Ontkoppel Punt.
Wat is het Klanten Order Ontkoppel Punt (KOOP)?
Over het Klanten Order Ontkoppel Punt zijn veel artikelen, whitepapers en boeken geschreven. Ook op internet krijg je bij het intypen ervan, vele hits. Voor dit artikel houd ik het kort. Voor het inzicht in de toepasbaarheid bij QRM is het belangrijk om met elkaar dezelfde ‘taal’ te spreken als het om dit begrip gaat. Het Klanten Order Ontkoppel Punt kan afhankelijk van het bedrijfstype aan het begin of juist aan het einde van het proces liggen. Er zijn verschillende bedrijfstypen te onderscheiden, waaraan de zogenaamde ‘KOOP-momenten’ zijn te koppelen. Het varieert van massaproductie, wat KOOP-1 is tot en met ‘engineering to order’, wat KOOP-5 is. Samengevat laat het onderstaande plaatje zien, welke KOOP-momenten er onderscheiden worden en waar in het proces de ‘knip’ wordt gelegd. Bijvoorbeeld is bij massaproductie de keuze van de afnemer beperkt tot wat er op dat moment beschikbaar is. Als een klant echt maatwerk wil hebben en vanaf het ontwerp invloed wil uitoefenen is dat alleen mogelijk bij ‘engineering to order’.
De relatie met QRM
Deze vijf KOOP-momenten geven een helder inzicht in bedrijfsprocessen. In veel maakbedrijven wordt de keuze gemaakt om op voorraad te produceren en daarmee de doorlooptijd, in de beleving van de klant, te verkorten. Schijn bedriegt echter, de doorlooptijd voor het proces van de organisatie wordt hiermee alleen maar langer. Door het inzichtelijk maken van de Klanten Order Ontkoppel Punten ontstaat ook inzicht in doorlooptijd van processen. Als bijvoorbeeld de keuze is gemaakt om voorraad aan te leggen om snel te kunnen assembleren, is de vraag of dit noodzakelijk is als de processen versneld kunnen worden? Met andere woorden: wat is nodig om de voorraadpunten te minimaliseren en welke maatregelen zijn nodig om alleen dat te maken wat wordt gevraagd door de klant? Juist daar ligt de relatie met QRM. Met QRM is doorlooptijdverkorting het doel, beter nog is het verkorten van het kritische pad van een opdracht het echte doel. In QRM termen is dit het Manufacturing Critical path-Time (MCT). Door de focus hierop te leggen en te analyseren waar tijd is te besparen, komt ook de positie van de het Klant Order Ontkoppel Punt aan de orde. Afhankelijk van de branche, de dynamiek in de materiaalbeschikbaarheid en de vraag van de klant zal het optimale Klanten Order Ontkoppel Punt bepaald worden. Dat is maatwerk, voor elke organisatie! Laat je niet verleiden tot het kopiëren van een concept bij een collega-bedrijf! Leer ervan en maak je eigen concept.
Praktijk en toepassing
Een voorbeeld uit de praktijk. In een houtverwerkend bedrijf dat aftimmerlatten maakt voor bouwmarkten en aannemers, was de doorlooptijd opgelopen tot meer dan 3 weken vanaf het moment van bestellen tot aan leveren aan de klant. Er waren namelijk twee stromen in het bedrijf. De ene stroom was klanten die rechtstreeks afnamen (o.a. aannemers) en de andere stroom was voor bouwmarkten die verkochten aan de eindklant. Door de toename van de doorlooptijd was de eerste reactie om meer voorraad aan te leggen opdat er niet werd misgegrepen als er een bestelling kwam. Bij ‘out of stock’ duurde het aanvullen… 3 weken! Dat wil je niet verkopen. De vraag van het bedrijf was om deze problematiek te verminderen om de klant beter te bedienen en om het rendement te verhogen. Door ‘nee verkopen’ werd omzet gemist en de hoge voorraden kosten steeds meer geld. Het werkkapitaal slonk ook nog eens. De oplossing lag in twee zaken. Het eerste en belangrijkste punt was het drastisch verkorten van de doorlooptijd om snel te kunnen reageren op de klantvraag. Het tweede punt was het verleggen van het Klanten Order Ontkoppel Punt bij de voorraad-gestuurde orders voor de bouwmarkten. Alleen al door het verkorten van de doorlooptijd van 3 weken naar 2 dagen (!), werd het voorraadniveau drastisch teruggebracht. Door deze extreme verkorting van doorlooptijd werd de minimale voorraad verlaagd en werd bij kleine bestellingen de opdracht direct geproduceerd en uitgeleverd.
Een ander voorbeeld is het verleggen van het Klanten Order Ontkoppel Punt in een drukkerij. Van het moment net voor het drukken naar het moment voor plannen. Om op tijd te leveren werden orders in deze drukkerij zo snel mogelijk gedrukt en klaargezet voor de volgende bewerking. Hoewel klanten met doorlooptijden werden geconfronteerd van 4 tot 6 weken (variërend van de drukte in het bedrijf), was het onbegrip groot bij klanten als er nog een wijziging werd gewenst enkele weken voor levering. Het Klanten Order Ontkoppel Punt lag voor het moment van drukken. Dat gaf onrust in de organisatie omdat klanten, die voor hun beleving nog ruim voor de leverdatum een wijziging wilde doorvoeren, onder druk werden gezet om hun goedkeuring te geven. Het verkorten van de doorlooptijd in de drukkerij van 4 tot 6 weken naar 1 tot 3 weken gaf rust in de organisatie en bij klanten. Naast het verleggen van het Klanten Order Ontkoppel Punt naar het moment van plannen, werd ook de communicatie naar de klant helderder. De klant werd proactief geïnformeerd over het moment dat de order in productie ging. Een heel duidelijk Klanten Order Ontkoppel Punt. De klanttevredenheid nam hiermee toe en de bereidheid van klanten om sneller hun akkoord te geven eveneens. De duidelijkheid werd gewaardeerd.
Tot slot
Het verkorten van doorlooptijden in organisaties zorgt voor het (kunnen) verleggen van het Klanten Order Ontkoppel Punt naar de start van het proces. Dat heeft in veel opzichten voordelen; de voorraden van onderdelen of halffabricaten kunnen omlaag of kunnen geëlimineerd worden; er wordt alleen dat gemaakt wat de klant echt nodig heeft (geen onnodige veiligheidsvoorraad van eindproducten); de flexibiliteit neemt toe om op het laatste moment keuzes te maken in volgorde van produceren. Het Klanten Order Ontkoppel Punt is zeer belangrijk bij de invoering van QRM. Het schept helderheid in afspraken en dat vormt de basis voor succes. Het proces van inrichten en het kiezen van de juiste plek van het Klanten Order Ontkoppel Punt in je eigen organisatie kan alleen succesvol gebeuren als de medewerkers hierbij betrokken worden en invloed hebben. Zij weten als geen ander waar het venijn zit en hoe dit het beste opgelost kan worden. QRM en het Klanten Order Ontkoppel Punt, een sterke combinatie!!
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
