De bedenker en geestelijk vader van de Quick Response Manufacturing theorie is Prof. Dr. Rajan Suri. In zijn boek ‘It’s about Time’ hamert hij op twee zaken: Verkort je MCT (de Manufacturing Critical path-Time; de zuivere tijd die nodig is om een product of dienst te realiseren van ‘niets’ tot ‘iets’, wat voldoet aan de klantvraag.) En organiseer in cellen. Ook bij zijn lezingen komen deze twee aspecten telkens naar voren. Het verkorten van de MCT kan ook vrij vertaald worden in het verkorten van de doorlooptijd. Daar krijgt iedereen in een organisatie vaak snel een beeld bij en zijn verstorende factoren ook snel benoemd (waarom het allemaal niet lukt…)
Het creëren van een organisatie in cellen is een van de maatregelen die leidt tot reductie van die doorlooptijd. Een QRM cel wordt gevormd door een groep medewerkers met benodigde apparatuur en machines die een specifiek (deel)product of dienst geheel kunnen realiseren. Met andere woorden: De QRM cel kan zelfstandig, zonder tussenkomst van anderen in de organisatie, een (deel)product zelf voorbereiden, plannen en realiseren. Het onderliggende idee is het neerleggen van de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid bij die medewerkers die ook daadwerkelijk het product of de dienst realiseren.
De vraag die regelmatig in implementatietrajecten naar voren komt is; hoe ziet onze organisatie eruit als het georganiseerd is in QRM cellen en welke consequenties heeft dat voor de huidige wijze van organiseren?
Een praktisch voorbeeld: In een verpakkingsdrukkerij waar ik samen met een groep pioniers aan de slag ging met QRM, werd een pilotcel gestart om ervaring op te doen. Deze pilotcel was verantwoordelijk voor een klein deel van de producten die werd gemaakt. Deze productsoort van kleine etiketten werd vanaf binnenkomst tot aflevering gerealiseerd in de QRM cel. Aan de kantoorzijde was dit goed ‘los te koppelen’ van de rest van de organisatie. In de productie werd dat een stuk moeilijker. Zo was bijvoorbeeld de drukpers maar deels bezet met het vervaardigen van deze kleine etiketten. De capaciteit van de drukpers werd verdeeld over meerdere producten. Een deel van de beschikbare capaciteit (en dus tijd) werd toegewezen aan deze pilotcel. Hiermee ontstond het inzicht om alle producten in te gaan delen in QRM cellen en daarmee de organisatie in het geheel anders in te delen (meer in productstromen).
Welke criteria gebruik je voor het bepalen van een QRM cel?
In de theorie en vanuit eerdere praktijkervaringen zijn genoeg succesverhalen beschikbaar. De vraag ligt voor hoe het in jouw dagelijkse praktijk te realiseren is? Laat ik direct een kanttekening plaatsen: het is geen dogma om een organisatie in QRM cellen te organiseren om de QRM strategie succesvol in te voeren! Het belangrijkste criterium daarbij blijft het terugdringen van de zogenaamde MCT. Toch zijn er wel enkele criteria die onderzocht kunnen worden om een QRM cel te bepalen.
Het bedrijfsprofiel
Wat voor bedrijf of organisatie ben je?
- Specialist of generalist?
- Veel complexe opdrachten of meer ‘rechttoe rechtaan’?
- Is er veel klantcontact nodig voor de realisatie van de opdrachten?
- Maak je gebruik van eigen productie of is er inkoop en uitbesteding?
- Waar ligt het Klant Order Ontkoppel Punt?
o Engineer to Order of Make to order of…
Het zijn algemene vragen die richting geven aan de wijze waarop je intern gaat organiseren. De klantenmix is heel bepalend en ook de mix van orders die dagelijks, wekelijks en maandelijks door de organisatie verwerkt worden.
Om enig houvast te bieden is onderstaand model opgesteld. Bedoeld als denkmodel waarbij elk kwadrant in de praktijk vele deelvarianten kent.
Hierbij enige toelichting op de vier basisvormen. Op de horizontale as staat de intensiteit van het klantencontact (links de specialisten en rechts de generalisten). Op de verticale as is de complexiteit van de te verwerken opdrachten uitgezet.
- Portal
Het gaat hier om eenvoudige producten, die weinig klantcontact vragen. Voorbeeld zijn orders die via een webportal worden ingezet en geproduceerd. Het bestellen van visitekaartjes via een internetdrukker is daarvan een voorbeeld. Deze stroom met opdrachten verloopt verregaand geautomatiseerd. Het managen van deze orderstroom is in te regelen en vraagt relatief weinig menskracht en creativiteit, maar wel goede basisafspraken - Klantspecifiek productgeoriënteerde cel
Het gaat om complexe opdrachten met weinig klantcontact. Het kan hier gaan om herhaalopdrachten al dan niet met kleine wijzigingen. De cel is gericht op het zo slim en snel mogelijk deze opdrachten te realiseren. Feedback en leren van de voorgaande opdrachten is daarbij van groot belang - Accountmanagement
De cel is gericht op veel en intensief klantcontact. De opdrachten zijn relatief eenvoudig. De klant wenst één aanspreekpunt van offerte tot en met facturatie. De klant wordt grotendeels ontzorgd en maakt gebruik van de kennis en kunde van de leverancier - Projectmanagement
Complexe opdrachten die meerdere producten behelzen of over een langere periode lopen en/of uitgeleverd worden. Het vraagt om het managen van de klantvraag en eigen productiecapaciteit. Het maken van een (klantspecifieke) machine is een voorbeeld van een opdracht.
Start altijd met een pilot
De zoektocht naar een juiste indeling van cellen in jouw organisatie is een proces. Je bepaalt het niet op een regenachtig middag. Het testen van deze vorm van organiseren is aan te bevelen via een pilotcel. Mijn ervaring daarbij is positief. Met een kleine groep pioniers aan de slag en de ruimte krijgen om nieuwe manieren van werken uit te proberen. Met de ervaringen vanuit de pilot kan de oorspronkelijke keuze verder worden aangescherpt.
Tot slot
In sommige organisaties is een QRM cel en organisatie in cellen latent al aanwezig. De functionele structuur zal niet zo ‘hard’ zijn afgetekend. Als dat wel het geval is en de afdelingen vormen ‘eilandjes’, dan kunnen bovenstaande criteria helpen om een andere en op doorlooptijd ingerichte organisatie te bouwen. Dat gaat niet vanzelf en er is zeker geen blauwdruk voor!
Meer weten of een keer vrijblijvend over dit onderwerp sparren? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van! Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
