Plannen blijft mensenwerk

Plannen

Als Quick Response Manufacturing (QRM) ter sprake komt in een gesprek is vaak de eerste reactie; ‘dat is toch beter plannen op een andere manier?’ Dat impliceert dat het een trucje of kunstje is dat aangeleerd kan worden. Laat ik dat meteen de wereld uit helpen. QRM gaat veel verder dan alleen plannen. Het is echter wel een belangrijk onderdeel in de strategie, omdat deze gericht is op het verkorten van doorlooptijden om daarmee processen te optimaliseren.

Ik hecht er daarom waarde aan om een artikel te wijden aan plannen. Er zijn veel misverstanden rondom plannen. Ik wil er 3 bespreken in dit artikel:

1. Plannen is overbodig, dat is niet nodig met QRM
2. Plannen kan alleen maar met automatisering
3. Er is maar één planner en die bepaalt

1. Plannen is overbodig, dat is niet nodig bij QRM
Een stelling die regelmatig geponeerd wordt, is dat plannen overbodig wordt bij het toepassen van de QRM principes. Dat is niet waar. Het is wel zo dat er minder tijd aan planning hoeft te worden besteed, als de QRM principes juist worden toegepast in een organisatie.

Planning zal altijd, in meer of minder mate, nodig zijn. In workshops wordt wel eens geroepen dat de planner overbodig wordt omdat plannen niet meer nodig is. Dat veroorzaakt onnodige onrust en ligt in de praktijk veel genuanceerder. Plannen zal anders worden ingericht waarbij het inzicht in het werkaanbod en de verdeling van het onderhanden werk in cellen, het uitgangspunt is. Hoe dat precies ingericht wordt is per geval afhankelijk. Een vooraf opgestelde blauwdruk of menukaart is niet voorhanden. Het is telkens weer uniek met gebruikmaking van de QRM principes. Focus op de verkorting van doorlooptijd van het totale proces. Met dat uitgangspunt worden opdrachten nog steeds gepland. Door wie, wanneer en hoe is de vraag.

Stel je voor dat het werkaanbod, gecontroleerd, opdracht voor opdracht door de organisatie kan. Dan zou een planning van de volgorde van opdrachten voldoende kunnen zijn. Voorwaarden die hieraan zitten zijn onder andere: gelijke grootte van opdrachten (zo min mogelijk variabiliteit), voldoende capaciteit (mogelijkheid om op- en af te schalen per bewerking of werkplek) en opdrachten ‘halen elkaar niet in’ gedurende het proces. Op deze manier wordt de tijd die aan plannen besteed wordt relatief klein. De vraag of daarvoor een planner als functionaris nodig is, is dan terecht. De vraag of er gepland moet worden niet. Die taak blijft.

2. Plannen kan alleen maar met automatisering
Heel veel ERP systemen hebben een planmodule. De basisgegevens voor het plannen (calculatiegegevens, capaciteit, tarieven) zijn voorhanden. Logisch om dat via het ERP systeem te plannen, zo lijkt het. De meeste ERP systemen hebben echter een planmodule die niet aansluit bij de praktijk.

Automatisering is in veel gevallen onontbeerlijk bij de ondersteuning van het plannen. Zeker als er honderden of zelfs duizenden orders(regels) te plannen zijn. Die basisgegevens hoeven niet persé door het ERP systeem gepland te worden. De regels om te plannen zijn vaak ‘te simpel’ en vertegenwoordigen niet de werkelijkheid.

Bijvoorbeeld: er wordt gekozen voor het plannen tegen oneindige capaciteit. Dat wil zeggen: alle orders worden ingepland op de gevraagde levertermijn. De order is dan gepland en het systeem genereert een orderbevestiging voor de klant. Er wordt niet gekeken of dat realistisch is met de beschikbare capaciteit. Gedurende de tijd ontstaat er achterstand, die dan weer opnieuw gepland moet worden en vervolgens gaan er weer nieuwe orders in tegen deze oneindige capaciteit. Het lijkt ‘automatisch’ geregeld te zijn. Het tegendeel is waar. De her-plan acties zijn talrijk en dat vraagt veel improvisatievermogen. Dat kost veel tijd en stress.

Plannen is een taak die serieus genomen moet worden. De mens blijft daarin de beslissende factor. Het geautomatiseerd plannen is lang geen gemeengoed. Hoewel de technologie met kunstmatige intelligentie en machine-learning zich snel ontwikkelt, zal de komende tijd de mens bepalend zijn voor het aansturen van de planning.

3. Er is maar één planner en die bepaalt
Dat dogma is hardnekkig. Plannen is een taak die gebeuren moet, om de flow en doorstroming in de totale organisatie te vergroten. Dat betekent dat alle processen daarin een rol spelen. Al die invloeden en interacties moeten dan bij één persoon samenkomen, die de route gaat uitstippelen. Lang heb ik zelf ook vastgehouden aan dit dogma. Het overzicht bij één medewerker, gaf het meeste rust zo was mijn overtuiging.

Echter in een veranderende wereld, waarin de klantvraag steeds specifieker wordt, is een andere manier van de flow sturen een bittere noodzaak. Werken in cellen is bij QRM een andere manier van samenwerken. Daarbij wil ik ook toevoegen dat het samen plannen en deze taak als team uit te voeren veel plezieriger werkt. De onderlinge belangen worden beter met elkaar uitgewisseld en de oplossingen zijn creatiever en van hogere kwaliteit. Nog steeds kan een van de teamleden de primaire taak voor het plannen uitvoeren, maar niet alleen.

Tot slot
Plannen blijft mensenwerk is de titel van dit artikel. Niet voor niets. Ik ben ervan overtuigd dat het werken in een organisatie die de QRM principes goed toepast, het succes afhangt van de juiste samenwerking. Dat geldt zeker voor het plannen, met als doel de totale doorlooptijd te verkorten. Dat kan alleen maar samen!

Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.

Voor wie we werken

Noctuam helpt organisaties in de maakindustrie om keten- en organisatiebreed, samen met de medewerkers, structureel te verbeteren. Met de bewezen methode QRM (Quick Respons Manufacturing), optimaliseren we de processen en verkorten we de doorlooptijden. Deze bedrijven hebben Noctuam's kennis en kunde al succesvol ingezet.

Bekijk alle sectoren

Brigitte Lieftink Linkedin

Zijn visie om het ‘simpel’ te houden en je gezonde verstand te gebruiken paste goed bij ons en heeft ons veel mooie inzichten en verbeteringen gebracht.

Brigitte Lieftink - Voormalig Operationeel Manager Brand Control Rooms, Deventer
Ron Sacré Linkedin

Mathieu werkt vanuit zijn praktische ervaring, wat door mij en het personeel als prettig wordt ervaren. Hij snapt de problematiek en dynamiek van de werkvloer.

Ron Sacré - Managing Director Operations FMI HighTech Solutions