In veel organisaties geldt nog steeds dat kennis macht is. Buiten dat het jammer is, is het vooral een gemiste kans. Het delen van kennis in organisaties is onmisbaar vanwege de snelle opeenvolgende veranderingen die op hen afkomen.
De leiding van bedrijven zal beamen dat het delen van kennis cruciaal is. De vraag die gesteld kan worden, is of dat ook echt ondersteund wordt.
Ondersteuning kost nu eenmaal tijd en daarmee ook geld. Echter, het langere termijn resultaat van het structureel delen van kennis onderling is:
- Grotere slagkracht (meer medewerkers hebben kennis en kunnen ingezet worden)
- Snelheid in handelen wordt vergroot
- De kwaliteit wordt beter
- Vernieuwing wordt gestimuleerd
- Medewerkers vinden verbreding van hun kennis leuk
Hoewel het lastig meetbaar is, hoe groot bovenstaande resultaten in de praktijk zijn, kunnen bestaande kengetallen (financieel, doorlooptijd, kwaliteit en productiviteit) een goede leidraad zijn.
Het delen van kennis is geen eenmalig project. Het is een onderdeel van je bedrijfscultuur. Of niet. In het laatste geval ben ik van mening dat de levensvatbaarheid kleiner wordt in de toekomst.
Methoden voor kennis delen
In een project waarin Quick Response Manufacturing (QRM) werd geïmplementeerd, stond het crosstrainen van medewerkers hoog op de agenda. Er werd veel tijd voor vrijgemaakt en medewerkers waren enthousiast. Het delen met elkaar van aanwezige kennis verliep naar wens en de bereidheid die kennis te delen was volop aanwezig. Toch had de leiding een onderbuikgevoel. Nu is er aandacht voor, straks minder. Wordt er dan ook nog zoveel kennis gedeeld? Wat als de medewerkers elders gaan werken of zelfs buiten de organisatie? Die kennis moet worden geborgd en daarmee voor iedereen toegankelijk worden. Dat is een prima idee. De manier waarop die borging plaatsvindt is vaak onderdeel van een lange discussie. Een eigen wikipedia om snel te kunnen zoeken op vragen die je hebt? Een kennisbank aanleggen? Vele mogelijkheden en vele oplossingen. Om hierin een voorzet te geven is het goed onderscheid te maken tussen:
- Basale kennis (nodig voor de uitoefening van je taak)
- Specifieke bedrijfskennis (nodig om de klantvraag het beste te beantwoorden)
Het is een grof onderscheid, maar wel belangrijk. De basale kennis is minimaal vereist om je taak goed uit te kunnen voeren. Dat gebeurt bij inwerken, interne opleiding en crosstrainen. Daarmee kun je in de basis de werkzaamheden verrichten. Juist met de specifieke kennis voeg je toegevoegde waarde van jouw organisatie in de activiteiten. Dat zijn regelmatig de ‘eigen slimmigheden’ en soms ook ‘bedrijfsgeheimen’. Deze kennis delen met elkaar zorgt voor een structureel betere bedrijfsvoering. Hoe deel je deze kennis op een manier die vol te houden is?
Houd kennissessies
Bewust plannen en aandacht besteden aan het overdragen van (vaak ook technische) kennis aan elkaar. Daarbij is het niet uitgesloten om ook externen te vragen de nieuwste kennis te delen. Deze vorm van kennis delen is relatief eenvoudig te organiseren. De moeilijkheid ligt in de borging ervan. Waar leg je het vast en hoe is het terug vindbaar?
Kennissysteem
Een kennissysteem kan variëren van een eigen database in Excel met zoekfunctie tot een complete Wikipedia waarin alle relevante bedrijfskennis is opgeslagen en terug vindbaar gemaakt. Het nadeel van een apart systeem is dat het onderhouden moet worden. Dat betekent: actueel houden, kennis aanvullen en op de hoogte houden van de wijzigingen. Hoewel er vele enthousiaste pogingen gedaan worden, sneuvelen deze ook weer. ‘Bezint eer ge begint’ met een kennissysteem. Een praktische tip: start met het op orde brengen van bestaande systemen. Daarin zit vaak al heel veel kennis, die niet (voor iedereen) beschikbaar is of waarvan medewerkers niet weten wat beschikbaar is. Die systemen optimaliseren is een eerste stap, die veel kan opleveren.
Eigen registraties vertalen naar kennis
Door de voortschrijdende technologie is bedrijfsdata in principe voor iedere medewerker beschikbaar. Natuurlijk met bijpassende bevoegdheden. Die bedrijfsdata vormen de basis voor nieuwe kennis. De interpretatie van die data en de verbeteringen die doorgevoerd worden, vormen nieuwe kennis. Die wordt dan direct ingezet door medewerkers. Het vastleggen van deze kennis gebeurt ‘automatisch’ in het bestaande systeem. Met kennissessies kan deze kennis bewust worden overgedragen aan collega’s. Met de huidige technologie is er met een app een laagdrempelige manier van kennis delen ontstaan. Het valt of staat echter wel met het juiste gebruik. Helaas wordt daar niet altijd de juiste aandacht aan besteedt.
Tot slot
In een kort artikel over het delen van kennis delen is het niet mogelijk alle opties te bespreken. Het delen van kennis en gebruik maken van die kennis is een succesfactor. Onbenutte data is in organisaties een ‘nieuwe’ verspilling!
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
