Hoe groot is bij jouw organisatie de ‘verborgen fabriek’? Een lastige vraag waarschijnlijk. Wat is een ‘verborgen fabriek’? Daar bedoel ik de onbenutte (maar wel aanwezige) capaciteit mee in maakbedrijven. Met andere woorden: in theorie is er meer capaciteit beschikbaar dan er werkelijk benut wordt. Met deze eenvoudige definitie is die vraag wellicht wel te beantwoorden. Of blijft het lastig…
Om inzicht te krijgen in de effectieve benutting van capaciteit zijn twee relatief eenvoudige gereedschappen te gebruiken. Gereedschappen die in alle organisaties toe te passen zijn:
- Registratie van verstoringen in het proces
- Multi Moment Opnamen
Beide gereedschappen zorgen naast inzicht, ook voor bewustwording bij je medewerkers. Het meest effectieve is namelijk jouw medewerkers hierbij te betrekken! Niet geheimzinnig, maar juist actief en open. In dit artikel ga ik kort in op het toepassen van deze gereedschappen.
Registratie van verstoringen in het proces
Dit lijkt eenvoudig te zijn. Je houdt bij welke verstoringen er plaatsvinden en klaar. Het is echter wel van belang af te spreken hoe je de verstoringen gaat registreren en gedurende welke periode. Het is handig daarvoor een simpel formulier op te stellen met daarop ruimte voor de verstoring, de frequentie waarmee het voorkomt (en dat mag ook een inschatting zijn), de tijdsduur en de impact die het heeft op jouw werkzaamheden. Een voorbeeld: een vraag van een collega kan best een verstoring zijn als je geconcentreerd aan het werk bent met een calculatie. Geen ‘show stopper’, wel vervelend. Impact van de verstoring is laag. Nog een voorbeeld: een fout ontdekken in een te leveren product bij de eindcontrole waardoor afkeur ontstaat is meer dan vervelend en heeft consequenties voor de klant. Er zal meteen actie ondernomen moeten worden, zowel intern als naar de klant. De impact is hoog.
Door op deze wijze de verstoringen een bepaalde tijd bij te houden ontstaat naast inzicht in de verstoringen zelf, ook bewustwording en discussie over het ontstaan en het oplossen ervan. Je kunt de ‘diepgang’ van jouw registraties zelf bepalen. De vraag die daarbij beantwoord moet worden is: welke informatie heb ik nodig om de verstoring ook op te kunnen lossen? Met regelmaat worden tijdens een registratie de gevolgen beschreven in plaats van de oorzaken. Helemaal niet erg. Het symptoom is weer aanleiding om dieper te analyseren. Hiermee komt er beweging en worden verstoringen sneller opgelost.
De registraties van verstoringen zijn bijzonder waardevol. Het verwerken en analyseren van de registraties is een volgende stap. Hiermee ontstaat het werkelijke inzicht en kunnen acties worden bepaald. Ga hier samen met de medewerkers mee aan de slag. Zij die verstoringen hebben geregistreerd weten (heel) vaak een oplossing. Neem medewerkers serieus en betrek hen hierbij. Een cruciale stap voor het continu verbeteren!
Multi Moment Opnamen
Een heel ander gereedschap zijn de zogenaamde Multi Moment Opnamen. De beschrijving geeft de werking aan. Meerdere malen op een dag een ‘opname’ maken van de ‘momenten’ op de werkvloer. Ook hierbij is het goed om een formulier te gebruiken en vooraf na te denken wat je kunt aantreffen op de werkvloer. Grofweg zijn er twee categorieën te onderscheiden. De een is activiteiten die waarde toevoegen aan producten (of diensten) en activiteiten die dat niet (direct) doen. Die laatste categorie is in veel gevallen wel noodzakelijk. Neem bijvoorbeeld intern transport. Levert geen directe toegevoegde waarde op aan een product (of dienst) en is toch noodzakelijk om dat product te verplaatsten van het ene naar het andere proces. Dit lijkt heel flauw. Toch geeft het heel goed inzicht in de benutting van de (mens)capaciteit in een organisatie. Het zegt namelijk iets over de inrichting en randvoorwaarden voor medewerkers om effectief te kunnen presteren. Een ander voorbeeld: als je telkens enkele meters moet lopen voor het gereedschap dat nodig is, is dat telkens tijdverlies. Dat zal merkbaar zijn in de productiviteit. Heeft harder werken dan zin? Niet echt. Het slimmer inrichten van je werkplek wel. Niet harder, maar slimmer werken! Met een dergelijk inzicht kun je redelijk snel maatregelen treffen die het werken makkelijker maken en de productiviteit ook daadwerkelijk verhogen.
De werkwijze bij de Multi Moment Opnamen is wel belangrijk. Met een vooraf opgestelde lijst met activiteiten gaat een medewerker op verschillende tijden op een dag (elke dag weer een ander tijdstip) een ronde lopen en turven wat mensen aan het doen zijn op dat moment. ‘Niets doen’ is dan ook een activiteit. Het is van het grootste belang om vooraf goed toe te lichten wat het doel is. Geen controle op medewerkers of zij wel echt aan het werk zijn. Het meerdere malen doorlopen van een cyclus geeft een goed beeld van de werkelijkheid. Het is een relatief eenvoudig gereedschap, dat inzicht geeft in de verhouding van waarde toevoegende en niet waarde toevoegende activiteiten. De juiste interpretatie van de resultaten doe je samen met de medewerkers. Het geeft een redelijk objectief beeld, zonder ingewikkelde tijdregistraties. De benutting van je capaciteit wordt zichtbaar. Belangrijker nog: de oorzaken van de niet benutte capaciteit wordt zichtbaar. Daar ga je mee aan de slag, samen met de medewerkers. Na enige tijd herhaal je de meting en deel je resultaten met elkaar. Dat is de motor van continu verbeteren en ontmantelen van jouw ‘verborgen fabriek’!
Tot slot
Het inzetten van deze gereedschappen heeft het meeste effect als het een doel heeft om processen te optimaliseren. Steeds slimmer en beter gaan produceren. Met deze gereedschappen wordt het leren van je eigen fouten en onvolkomenheden makkelijk omgezet in informatie voor een oplossing. Betrek medewerkers erbij en doe het met plezier!
Wil je een keer vrijblijvend van gedachte wisselen of meer weten? Neem gerust contact op via 06-51381550 of mail naar info@noctuam.nl, daar word je altijd wijzer van!
