Bij Quick Response Manufacturing (QRM) is crosstrainen een van de speerpunten om meer flexibiliteit en wendbaarheid te realiseren in organisaties. Daarbij heeft het een positief effect op het werkplezier bij medewerkers. Althans, het resultaat ervan. De weg ernaar toe is vaak met ‘hobbels en kuilen’.
In verandertrajecten waarbij aandacht besteed wordt aan het crosstrainen, lukt het meestal om de taken goed te inventariseren en deze via een competentiematrix of crosstraintabel inzichtelijk te maken. Hiermee kunnen bewuste keuzes gemaakt worden om bepaalde collega’s werkzaamheden te trainen, die cruciaal zijn of kwetsbaar in de huidige organisatie.
Ervaring leert in de praktijk van QRM trajecten dat het daadwerkelijk crosstrainen van collega’s te vaak in de ‘waan van de dag’ strandt. Het is echter de vraag of dat alleen de oorzaak is, of dat de wijze waarop wordt gecrosstraind ook van invloed is? In grotere organisaties speelt HRM hierin een rol om een programma ook daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen. Meestal een ‘stok achter de deur’ om de mensen die het echt moeten doen te ondersteunen en te stimuleren. Vele kleinere ondernemingen kennen geen aparte HRM functie of rol en zijn aangewezen op de leiding, die vaak al teveel omhanden heeft. Naast deze ‘waan van de dag’ is het goed te onderzoeken welke manier van leren het beste past in jouw organisatie.
Daarbij ook de vraag welke ondersteunende vorm het beste past (denk daarbij bijvoorbeeld aan het ‘leermeester-gezel’ concept).
Zonder de diepte in te gaan welke leerstijlen, manieren van leren er exact zijn, noem ik enkele relevante manieren die onderzocht kunnen worden om het crosstrainen effectiever te maken en eerder tot successen te laten leiden.
Wat moet geleerd worden?
De leervraag definiëren is het eerste dat duidelijk omschreven dient te zijn. Wat moet geleerd worden en door wie, is geïnventariseerd in de competentiematrix, maar daarmee is deze vraag nog niet geheel beantwoord. Het is namelijk ook relevant te weten of de leervraag gaat over het verbreden van kennis (nieuwe taken of kennis) of gaat over beter worden (verdieping van kennis of trainen van vaardigheden) of dat het om veranderen gaat waarbij zowel nieuwe kennis én vaardigheden vereist zijn.
Bij het uitwerken van leerprogramma’s en opzetten van begeleiding zijn antwoorden op deze vragen van groot belang. Crosstrainen is veel meer dan met je collega meelopen om een taak over te nemen. Het is een onderdeel van een lerende organisatie. Leren is een continu proces in de moderne bedrijfsvoering. Organisaties die hiermee werken en aandacht geven, hebben in het algemeen minder verloop en zijn als werkgever aantrekkelijker.
Leerstijlen
Met de wetenschap wat geleerd gaat worden en aan wie, is het kiezen van de juiste leerstijl bepalend voor effectiviteit. In kennisintensieve (vaak op techniek of technologie gebaseerde) organisaties is het verleidelijk informatief de kennis over te brengen. Met andere woorden: vooral zenden van kennis en minder inzetten op (zelf) ontdekken en ervaren. Uiteraard is het bij verbreding van kennis nodig om deze kennis op een informatieve wijze over te brengen.
Mijn ervaring in de maakindustrie is dat zelf onderzoeken en ervaren veel effectiever is en ook prettiger ervaren wordt. Daar zijn uiteraard wel voorwaarden aan verbonden. Een ‘leerling’ zomaar op onderzoek uitsturen en door ‘schade en schande’ wijs laten worden, is niet de beste weg.
Juist het onderzoeken, ontdekken en ervaren vraagt van de organisatie een gedegen leerprogramma én begeleiding gedurende de uitvoering ervan. Ik vind het ‘leermeester-gezel’ principe hiervoor bij uitstek geschikt. Het wordt ook wel het ‘buddy-systeem’ genoemd. Het komt er op neer dat de ‘leerling’ een vast aanspreekpunt heeft, zowel voor de inhoud als voor het leerproces.
Welke leerstijl ook gekozen wordt, het vraagt altijd een investering in tijd van de organisatie. Als die voorwaarde niet ingevuld wordt, zijn alle leerprogramma’s gedoemd te mislukken. De ‘lerende organisatie’ is niet complex, hoewel het vaak zo gemaakt wordt. Juist de basisbeginselen goed definiëren (wat geleerd moet worden en welke stijl het best passend is) en tijd investeren (het serieus nemen), zijn de grote succesfactoren. Hoe complexer het gemaakt wordt, des te lastiger het uitvoerbaar wordt.
Een praktische tip: laat vakmensen onderling de inhoud bepalen en ondersteun vanuit de organisatie in het begeleiden van het leerproces om de doelen te bereiken (en het beschikbaar stellen van tijd!).
Tot slot
Naast de vaak taakgerichte leeromgeving van het crosstrainen, is het trainen van het collectief op vaardigheden cruciaal om de ‘lerende organisatie’ te ondersteunen. De ‘zachte’ kant (samenwerking, communicatie) is onmisbaar om tot een succes te komen. Besteed ook daar aandacht en tijd aan. Het is de investering meer dan waard. Overtuig jezelf en ga aan de slag!
Wat het beste past is een kwestie van onderzoeken en in de praktijk uittesten. Bewust een keuze maken om op een bepaalde manier te crosstrainen geeft veel informatie. Door regelmatig, in bijvoorbeeld het whiteboardoverleg, de voortgang en effectiviteit van het crosstrainen te bespreken, ontstaat steeds meer inzicht in welke manier voor jouw organisatie de beste is.
Meer weten? Of gewoon een keer vrijblijvend praten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
Bekijk ook onze QRM Quick Start om eenvoudig en in eigen tempo meer te leren over QRM!
