De vierde pijler bij Quick Response Manufacturing is de organisatiebrede aanpak.
Ofwel: iedereen doet mee en het verbeteren en veranderen heeft betrekking op de totale organisatie. In de praktijk heeft dit impact. Het raakt namelijk ieders activiteiten. Hoewel deze pijler als logisch wordt ervaren bij aanvang, neemt de weerstand naarmate een traject vordert ook toe. De beoogde verandering gaat namelijk niet alleen over die ‘anderen’, maar ook echt over jou! Die constatering is de start van een belangrijke fase in het veranderingsproces.
Drie fasen
In het algemeen zijn er in een QRM traject globaal drie fasen te onderscheiden:
Fase 1: Enthousiasme, geloof en hoop!
Fase 2: Twijfel, weerstand en verzet
Fase 3: Vastberadenheid, doorzetten en licht in de tunnel
Zoals zo vaak, zijn de grenzen tussen deze fasen in een veranderingstraject niet scherp te trekken. Toch is het een houvast om het traject in goede banen te leiden. Herkennen en erkennen dat weerstanden gaan komen is cruciaal voor succes. Ook de ruimte geven aan de weerstand is essentieel. Wegstoppen leidt namelijk tot nog meer weerstand.
Het allerbelangrijkste is het besef dat organisatiebreed betekent dat het hele proces wordt meegenomen in de verandering. Van hoog tot laag en van ‘links naar rechts’. Echt iedereen doet mee! Ook de directie en het management. Het leren denken vanuit het totale proces start met de eerste pijler: tijddenken. Een manier van kijken naar een proces vanuit doorlooptijd. De consequenties hiervan zijn voelbaar in deze vierde pijler. Het gaat om de bewustwording dat alle processen met elkaar in verbinding zijn en veranderingen op alleen een deel van het proces leidt tot suboptimalisatie en ‘eilandvorming’ tussen medewerkers onderling. Dat is precies niet de bedoeling.
Fase 1: Enthousiasme, geloof en hoop!
Eindelijk gaat het gebeuren! Een verandering waarmee de hele organisatie meedoet! We gaan dit samen doen en we hebben invloed! Deze reacties zijn er regelmatig bij aanvang van QRM trajecten. Dit gevoel is heel bepalend voor de start. Enthousiasme geeft de energie om samen de schouders eronder te zetten. Als dan ook de eerste winst behaald wordt, lijkt er niets in de weg te staan voor een succesvol traject. En toch…
Fase 2: Twijfel, weerstand en verzet
Die eerste winst was mooi, maar het duurt toch wat langer dan gedacht voordat het volgende punt is bereikt en het enthousiasme neemt wat af. Waarom doe ik eigenlijk alles en neem ik telkens weer initiatief? Twijfel slaat toe bij de kartrekkers van een traject. Dat is een gevaarlijke fase, waarin (persoonlijk) leiderschap gevraagd wordt om de gelederen te sluiten en samen naar de ontstane situatie te kijken en te zoeken naar de oplossingen. Hiermee worden hobbels overwonnen en als dat eenmaal is gebeurd, ontstaat er een nieuw geloof. We kunnen ook met tegenslag omgaan! Dat zal nog vaker gebeuren. In de praktijk duurt dit proces weken of langer!
Fase 3: Vastberadenheid, doorzetten en licht in de tunnel
Na aanvankelijk enthousiasme dat omslaat in twijfel, ontstaat een nieuw evenwicht waarin de ‘roze wolk’ ingeruild wordt voor een gedegen plan waarin de stappen met het juiste tempo uitgevoerd gaan worden. Natuurlijk is er een plan opgesteld bij aanvang. Alleen weet je dan niet waar de hobbels gaan komen. Gaandeweg zullen deze steeds beter zichtbaar worden.
Met die wetenschap en ervaring, zijn de vervolgstappen beter planbaar en kunnen verwachtingen beter gemanaged worden. Juiste voorziening van informatie en vooral (mondelinge) communicatie is cruciaal. Herhaal telkens de boodschap en deel succes, maar zeker ook de teleurstellingen. Als je niets doet zijn er geen teleurstellingen, maar wellicht is dat nu juist de grootste! Het juist temporiseren en betrekken van de medewerkers is vaak belangrijker dan het inhoudelijke proces. Die kennis en kunde is er al en moet nog ontsloten worden en beschikbaar komen voor de rest van de organisatie. Het is als een puzzel maken, de juiste stukjes aan elkaar leggen voor het grotere geheel!
Tot slot
Denken vanuit het geheel is geen eenvoudige opgave. Voordat je het weet, wordt het te groot en onoverzichtelijk. Blijf oefenen en elkaar kritische vragen stellen!
Heb je behoefte aan een klankbord? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
