‘Een beeld zegt meer dan duizend woorden’. Een bekende uitspraak en wellicht komt het over als een cliché. Het is in de maakindustrie alom bekend om met ‘visual management’, snel duidelijk te maken waar bijvoorbeeld gereedschappen opgeborgen zijn, welke looppaden er zijn en waar veiligheidsschoenen gedragen moeten worden. De 5S werkplekorganisatie is erop gebouwd!
De kracht van visualisatie gaat veel verder in organisaties. Zonder in dit artikel compleet te willen zijn, benoem ik een aantal toepassingen. De kracht van visualisatie geldt voor alle lagen in de organisatie, van management tot operatie!
Maak een tekening
Kijk eens in je mailbox en zie de hoeveelheid tekst die dagelijks op je afkomt. Kijk naar een overleg, waarbij veel papier gebruikt wordt om de onderwerpen te onderbouwen. Ondanks de verregaande digitalisering die verder zal doorzetten, ontstaat de behoefte om visuele ondersteuning te hebben. Dat geldt bij overleg, instructies en informatie op whiteboards.
Je ziet het steeds vaker. Tijdens een overleg wordt een complete tekening gemaakt over het gespreksthema. Niet (alleen) omdat het interactief is, maar daarna ook makkelijker over te dragen aan de rest van de organisatie.
Je hoeft helemaal geen tekentalent te zijn. Een tekening maken tijdens een gesprek om het onderwerp te verduidelijken heeft veel meer attentiewaarde dan alleen praten.
Ik hoor regelmatig het argument; ‘dat is vooral om de creativiteit te bevorderen’. Dat is zeker waar, maar niet het enige. Het vastleggen van een gesprek in tekeningen of schetsen zorgt ervoor dat er makkelijker op terug te grijpen is. Minder tekst en meer beeld, heeft nu eenmaal meer aantrekkingskracht. Een ander argument: ‘je kunt toch niet alles tekenen?’ Ook dat klopt. Het zal een combinatie van tekening (schets) en tekst zijn. Dat moet niet te ‘dogmatisch’ worden opgevat. Gebruik vooral wat werkt voor jouw eigen organisatie. De ervaringen met tekeningen zijn in de praktijk heel positief.
Visualeer processen
Hoewel ‘alles’ in het ERP-systeem staat, is dat vaak ‘digitaal’ verstopt. Je kunt het er zo uithalen, wordt dan als argument gebruikt. Ook dat is waar, maar gebeurt niet en geeft zoekwerk, vragen etc. Het gebruik van een whiteboard om de informatie te delen en als centraal informatiepunt te gebruiken wordt steeds meer toegepast. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een planbord zoals in onderstaand praktijkvoorbeeld wordt toegelicht.
In een middelgrote drukkerij werd de planning geautomatiseerd. Dat betekende in de praktijk dat het visuele (handmatige) planbord verdween en dat de planning digitaal beschikbaar was. In eerste instantie leek dit een verbetering. In het proces was minder werk nodig en het bijhouden was eenvoudiger. In de onderlinge communicatie werd na enige tijd ontdekt dat het fysieke planbord als communicatiemiddel heel krachtig was. Hoewel alles is op te zoeken (actueel en up to date!), gebeurde dat niet. Er werden vragen aan elkaar gesteld, mailtjes gestuurd en heel veel meer gebeld. De eerste reactie was: iedereen moet zich maar aan de gemaakte afspraken houden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Het centrale communicatiemiddel verdween en daarmee de samenhang.
Moraal van dit voorbeeld: vooruitgang is goed, maar de kracht van visualisatie van het fysieke planbord werd onderschat. Daar was behoefte aan.
Afhankelijk van jouw bedrijfssituatie, is het gebruiken van Lcd-schermen met daarin visueel de benodigde informatie gepresenteerd of een ‘klassiek’ whiteboard heel normaal om informatie inzichtelijk te maken.
Er is niets mis met een ‘klassiek’ whiteboard
Agile en Scrum werken sterk met visualisatie door middel van post-its op whiteboards om het proces voor iedereen zichtbaar en inzichtelijk te maken. Uiteraard zijn er veel digitale varianten, maar de kracht van een ‘fysiek’ bord bij communicatie is niet te onderschatten. Waarom gebruiken IT-bedrijven scrumborden met post-its in plaats van de digitale variant? Vanwege de interactie die met een fysiek bord ontstaat!
Gebruik foto’s
Sinds iedereen een smartphone heeft, is het maken van een foto heel laagdrempelig. Denk maar aan het maken van een foto bij een klacht van een klant, bij een probleem met materiaal om aan je leverancier te sturen, een onderdeel dat gemaakt moet worden en nog veel meer. Eigenlijk niet meer weg te denken in de dagelijkse operatie. Het inzetten van deze middelen kan nog veel effectiever. Met een beetje meer structuur en spelregels vormen deze ‘beelden’ een schat aan informatie om processen organisatiebreed te verbeteren. Steeds vaker worden er eigen app’s ontwikkeld om bijvoorbeeld interne klachten te bespreken en te verwerken. Dat kan natuurlijk ook met klanten en leveranciers. Hiermee wordt het een visueel communicatiemiddel, zoals Instagram bij Social Media is!
Tot slot
De kernvraag is: Waar heeft een organisatie behoefte aan op het gebied van informatie en communicatie. Welke resultaten, ook tussentijds, wil je met elkaar delen? De middelen zijn daarvan het gevolg. Daar is visualisatie juist hét instrument om de effectiviteit van die communicatie te vergroten. Daar geloof ik echt in!
Wil je een keer vrijblijvend van gedachte wisselen of meer weten? Neem gerust contact op via 06-51381550 of via onze contactpagina, daar word je altijd wijzer van!
