Wanneer je aan de slag bent met procesverbetering in je organisatie, is het prettig te weten wat de resultaten van de inspanningen zijn en of die in de buurt komen van de doelen die zijn gesteld. Klinkt logisch, toch?
Meten is weten is uit de kwaliteitskunde een bekende slogan. Die blijft altijd houdbaar. Meten van de resultaten van procesverbetering is een must om een oordeel te vellen over de effectiviteit van de inspanningen. Wellicht is het nodig hier en daar bij te sturen? Volgens mij is iedereen die zich bezighoudt met het verbeteren van processen het hier wel over eens. Als Quick Response Manufacturing gebruikt wordt als verbeterstrategie, is de doorlooptijd, of beter nog de MCT (Manufacturing Critical path-Time), het belangrijkste kengetal. Die metingen kunnen met regelmaat worden gedaan en gepresenteerd.
Resultaten delen
Het meten van de resultaten is belangrijk. Nog belangrijker is het delen van de resultaten met de rest van de organisatie. In de praktijk zijn daar nog veel verschillen waar te nemen. In de ene organisatie worden de resultaten via een tv-scherm of whiteboard gedeeld, min of meer in de vorm van een publicatiebord. Iedereen die interesse heeft kan ernaar kijken. Uiteraard wordt op deze wijze aan delen van resultaten gedaan. Het leeft echter beperkt bij medewerkers. Er is geen interactie en er wordt alleen ‘gezonden’. In een timmerbedrijf waar ik een opdracht uitgevoerd heb, werden de resultaten gedeeld via een whiteboard zonder verdere toelichting. Alleen degene die interesse hadden keken naar de resultaten. In de rest van organisatie hoorde ik in de wandelgangen dat ‘er niet goed werd gecommuniceerd en niets werd verteld’. Het effect van alleen ‘zenden’ is beperkt, eigenlijk te beperkt.
Hoe kan het beter?
In andere organisaties worden de resultaten ook gedeeld via tv-schermen of een whiteboard. Het verschil is echter dat ze besproken worden in een whiteboard meeting. Daarmee wordt de attentiewaarde al verder vergroot. Nog steeds is het vorm van ‘eenrichtingsverkeer’. Hoewel er vragen gesteld kunnen worden, is er alleen interactie als dat gebeurt.
Gelukkig zie je steeds vaker de interactieve vorm van het delen van resultaten. Zo kwam ik bij een verpakkingsdrukkerij die wekelijks haar resultaten per proces besprak met alle betrokkenen. De proceseigenaren waren degene die de resultaten bespraken en toelichting gaven. De andere deelnemers werd gevraagd een actieve bijdrage te leveren op de vragen die gesteld werden. Hiermee werd het overleg interactief en leverde het delen van het resultaat ook resultaat op in de vorm van acties. Die acties werden vertaald naar doelen voor de komende week en daarmee is de verbetercirkel rond. Een prima opzet, die valt of staat met het betrekken van alle medewerkers bij de resultaten die behaald worden en samen geanalyseerd.
Het mooie van deze laatste werkwijze is dat de medewerkers direct invloed hebben op de resultaten. Daarmee creëer je een verbetercultuur door de hele organisatie. Niet alleen bij de leiding. Het vraagt wel lef van de leiding om de controle los te laten en de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Het sluit naadloos aan bij de werkwijze van Ricardo Semler die werknemersautonomie als belangrijkste instrument gebruikt om zijn bedrijven aan te sturen. Hij gaat daarin nog een stap verder: het interpreteren van de resultaten kan alleen als er voldoende kennis aanwezig is bij de medewerkers. Als voorbeeld: in de bedrijven werden naast de kengetallen van directe processen ook de financiële cijfers besproken. Dat is vaak specialistisch en de kennis bij medewerkers is beperkt. Door alle medewerkers een training financieel management te laten volgen werd het inzicht en daarmee de sturing van de medewerkers zelf vergroot.
Effectiviteit neemt toe bij interactie
In het algemeen is het delen van resultaten onlosmakelijk verbonden met het delen van kennis. Het fundament van de organisatie wordt hiermee echt versterkt en het geeft een ‘boost’ aan de ontwikkeling van medewerkers. Wees daar niet te angstig in, het levert meer op dan het kost!
In het onderstaande schema staat de impact van de manier van het delen van kennis en resultaten.
We onthouden…
Het meest effectief en krachtig is om de resultaten met elkaar te bespreken, te evalueren en vooral te laten toelichten en uitleggen aan elkaar. Het werkplezier neemt toe omdat de invloed op de resultaten groter wordt. Al met al een krachtig middel in het verbeteren van processen en zeker bij Quick Response Manufacturing, waar het samenwerken in teams of cellen een succesfactor is.
Een voorwaarde is wel dat er resultaten worden gemeten die besproken en gedeeld kunnen worden. Noctuam heeft hiervoor het verbeterdashboard als tool ontwikkeld. Laagdrempelig en eenvoudig bij te houden.
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
