Digitalisering van werkstromen en informatiestromen gebeurt al vele jaren. In de afgelopen periode is de digitale transformatie meer en meer op de kaart gezet, ook bij maakbedrijven. Voorheen werden delen van processen geautomatiseerd en bij overdracht toch weer op papier geprint. De werkstroom bleef grotendeels ‘zichtbaar’ en dat geeft een gevoel van grip. Met de digitale transformatie van werkstromen in maakbedrijven is het doel dat alle informatiestromen volledig digitaal beschikbaar zijn op de gewenste plaats. Een van de grote voordelen is dat bij bijvoorbeeld versiewijzigingen direct doorgevoerd worden en meteen beschikbaar zijn. Geen riskante terughaal-acties van fysieke bonnen, die hier en daar op de productievloer zijn. Met alle technologische ondersteuning en visuele mogelijkheden is een geheel digitale werkstroom te realiseren. Het organiseren van een dergelijke werkstroom is wel wezenlijk anders dan een papieren werkstroom. Ook bij een papieren werkstroom is het niet eenvoudig deze goed en strak te stroomlijnen. Digitaal vraagt een andere werkwijze en manier van organiseren. Dat vraagt van alle medewerkers die ermee werken een aanpassing. Niet iedereen is even vaardig op digitaal gebied. Op die vaardigheden wordt wel een beroep gedaan en dat vraagt aandacht en training.
Het organiseren van de digitale werkstromen is niet alleen een verantwoordelijkheid van de ICT afdeling. Het ligt breed in de organisatie en ieder die ermee werkt heeft daarin zijn of haar taak. Op de werkvloer in bedrijven is de methode van 5S bekend om de werkplekken zodanig samen te organiseren dat hiermee de productiviteit gewaarborgd wordt. Die methode is bewezen en werkt in vele bedrijven. De sleutel voor succes is samenwerking en weten wat van elkaar verwacht kan worden, vaak door simpele visuele uitingen.
5I in plaats van 5S
Met de positieve ervaringen met 5S is het logisch om deze uitgangspunten en methoden ook te gebruiken bij het organiseren van de digitale werkstromen in maakbedrijven. Met gebruikmaking van de 5 stappen kan een vertaling naar de nieuwe manier van werken (digitaal in plaats van met papier) gemaakt worden. Waar bij 5S de symptomen als zoeken naar gereedschappen, orders en informatie de triggers zijn, is dat in een digitale werkomgeving niet anders. Het uit zich in onder andere lang zoeken naar bestanden, dezelfde data opnieuw invoeren in andere systemen, bestanden die kwijt zijn, onvolledige dossiers etc.
In basis niet veel anders. Het vraagt een andere benadering. Hiervoor worden de 5 stappen van 5S omgezet naar 5I:
I1: Inzicht in processen en werkstromen: digitale opruimactie!
I2: Inrichting van de digitale werkstromen: huidige en gewenste werkafspraken
I3: In-Standhouden van de werkafspraken en uitvoering: borging
I4: Implementatie: automatiseren en visualiseren
I5: Innovatie: verbeteren en vernieuwen (steeds slimmer, steeds beter, nieuwe kansen)
De eerste stappen zijn nodig, ondanks dat hierover al eerder is nagedacht en het huidige systeem hierop gebaseerd is. Het inzicht dat verkregen wordt in stap 1 is lang niet altijd bekend bij alle betrokkenen. Alleen daarom is het noodzakelijk dat inzicht te verschaffen. Ook een digitale opruimactie (en beleid daaromtrent) is nog vaak een onderschoven kindje. Neem nu als voorbeeld de mailbox. Daarin wordt doorgaans meer bewaard dan noodzakelijk en los van terugvindbaarheid (met de zoekfunctie kom je ver), kost het de nodige opslagcapaciteit.
Het kritisch beschouwen van de inrichting van de digitale werkstromen is nuttig omdat de totstandkoming ervan in fasen gebeurt. Dat is in veel gevallen ook niet anders te organiseren, maar kan wel leiden tot (onbedoelde) sub-optimalisatie van de werkstromen. Een integrale blik en samen bepalen wat de meest effectieve inrichting is (ICT en gebruikers) levert veel voordelen op. De transparantie bij gebruikers wat verwacht wordt en verwacht kan worden. Het vastleggen van werkafspraken is een belangrijk aspect hierin. Deze afspraken borgen en inzichtelijk hebben is een must. Nieuwe collega’s kunnen daarmee snel en effectief ingewerkt worden en bij nieuwe ontwikkelingen kunnen de ‘verschillen’ snel bepaald worden ten opzichte van de bestaande werkwijzen. Het is niet vanzelfsprekend dat de werkafspraken geborgd worden. In de praktijk is mondelinge overdracht en ‘trail and error’ aan de orde van de dag. De uitspraak ‘het wijst zich vanzelf’ komt bij digitale werkomgevingen regelmatig voor. Dat kan voor een deel wel waar zijn, maar is nooit sluitend.
De vierde stap is het (verder) automatiseren en visualiseren. Met name het laatste aspect is met de huidige technologische mogelijkheden sterk verbeterd ten opzichte van ca. 10 jaar terug. Automatiseren kenmerkt zicht door het ‘weg-automatiseren’ waarmee de menselijke invloed nihil is. Repeterende handelingen verder automatisering vergroot de productiviteit. De handelingen waarbij menselijke tussenkomst wel nodig heeft baat bij de visuele ondersteuning. Daarmee worden de werkstromen transparant en zijn de gevolgen van de handelingen zichtbaar. Waar je in de beginperiode van automatisering op een knop drukte en moest afwachten wat het resultaat was, kun je nu de voortgang van de handelingen volgen omdat deze gevisualiseerd zijn. Die stap is cruciaal om de ‘digitale fabriek’ succesvol in te richten en te laten functioneren. De laatste stap is verder innoveren. De ontwikkelingen op gebied van automatisering, robotisering en vooral AI en Machine Learning gaan in een dermate hoog tempo dat vernieuwen en aanpassen een constante factor wordt. De 5I-methode is geen project, maar manier van werken die hoort bij het digitaliseren van werkstromen. Het is een hulpmiddel om deze te stroomlijnen en nieuwe ontwikkelingen te integreren.
In de praktijk worden de principes van 5S ook toegepast bij de digitale werkstromen. De 5I-methode is hierop gebaseerd en uitgewerkt in de vorm van een workshop. Meer weten? Neem gerust contact op, daar word je altijd wijzer van! Kijk ook op www.noctuam.nl of mail naar info@noctuam.nl
