Het einde van een kalenderjaar is per definitie een moment om terug én vooruit te blikken. Het lijkt een soort gewoonte. Een die overigens voor velen juist houvast biedt om terug te kijken op het succesvolle en mooie jaar, wat energie geeft voor het volgende jaar of om snel het jaar te vergeten en weer een frisse start te maken. En natuurlijk alles wat daar tussenin zit. Wat heeft dit te maken met procesoptimalisatie en specifiek met Quick Response Manufacturing vraag je je wellicht af? Meer dan je denkt!
Bij Quick Response Manufacturing (QRM) gaat het om een langdurig en duurzaam proces om de organisatie te verbeteren en wendbaarder te maken voor alle komende veranderingen. Met de doorlooptijd van opdrachten als de belangrijkste graadmeter. Starten met QRM gebeurt vaak vanuit een hernieuwde energie die ontstaat wanneer teams aan de slag gaan met problemen die al langer spelen. In dat enthousiasme wordt aan de slag gegaan in de praktijk. Dat is een prima aanpak bij een start. Voor de langere termijn is het gevaar aanwezig dat het enthousiasme tempert en weer terugvalt in het oude patroon. Moet er dan eerst een projectplan en uitgebreide aanpak met risicoanalyse worden opgesteld? Het antwoord is: NEE! Dat is niet nodig. Er zijn genoeg andere (minder tijdrovende) manieren om de plannen effectief vast te leggen en daarmee te gebruiken als communicatiemiddel.
Maak een routekaart
Ga bij aanvang van een QRM traject samen met de pioniers in dat proces bij elkaar zitten (of staan) om een routekaart te maken van de eerste stappen. Het gaat om de stappen, de teams die daarmee aan de slag gaan en de planning ervan. Hiermee kunnen de resultaten gemonitord worden en belangrijker nog, worden de stappen voor de gehele organisatie inzichtelijk. Dat schept duidelijkheid en ‘gezonde druk’ om die stappen ook daadwerkelijk te gaan uitvoeren! De routekaart is een openbaar document, dat richting geeft aan de prioriteiten en de planning ervan.
Een routekaart maak je wanneer je start met het in de praktijk brengen van QRM. Dat is niet kalenderjaar-gebonden. Gelukkig maar. Het is wel een effectief hulpmiddel.
Gebruik whiteboards
Bij de verschillende stappen die genomen worden bij de praktijk van QRM, zoals bijvoorbeeld het werken in een pilotcel, is het gebruik van een whiteboard om de plannen vast te leggen en te bespreken een uitstekende manier. Dat maakt interactie ook eenvoudig. De indeling van de punten die op het whiteboard vastgelegd worden, neem je vooraf met het team door. De voortgang kan bijgehouden worden door elke dag van het whiteboard een foto te maken en deze via het centrale systeem te delen. Dat kost weinig moeite en geeft een prima verslag van de ontwikkeling die een team meemaakt. Als je organisatie al verder is met digitalisatie, kun je deze manier van werken ook toepassen met een scherm gekoppeld aan je systeem. Ook hier geldt: zorg dat het zichtbaar en transparant is. Buiten het feit dat het daarmee inzichtelijk wordt, legt het ook ‘gezonde druk’ op het nakomen van de acties. Alleen vertellen wat je gaat doen en vervolgens geen vastlegging, maakt de kans van slag vele malen kleiner.
Dashboard
In het vervolg van de QRM praktijk is het belangrijk de resultaten te kunnen monitoren. Daarvoor is dashboarding een belangrijke tool. Niet alleen voor de bekende kengetallen die maandelijks worden gerapporteerd, maar ook de kengetallen die relevant zijn voor de QRM praktijk. Het is in de QRM praktijk interessant te onderzoeken welke business intelligence oplossingen jouw praktijk ondersteunen. Hiermee worden dwarsverbanden gemaakt, die in een regulier ERP systeem niet mogelijk zijn.
Jaarlijkse plannen maken
Ongeacht wanneer je start met QRM in de praktijk, is het altijd zinvol de plannen die je hebt (kort en bondig) vast te leggen. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat het opschrijven van je plan, de kans van slagen ervan met meer dan 40% toeneemt! De redenen zijn al eerder genoemd: transparantie en ‘sociale druk’. Iedereen weet wat de plannen zijn. Dat helpt bij het uitvoeren ervan. Je hebt meer focus en iedereen kan (waar mogelijk) zijn of haar steentje bijdragen.
Tot slot
Het maken van een jaarplan of een plan voor meerdere jaren is een zinvolle ‘oefening’. Het geeft richting en scherpt je geest. Om datgene, wat je echt wil bereiken, op papier te zetten (en begrijpelijk te maken voor de lezers) is moeilijker dan het mondeling onder woorden brengen. Bij QRM helpt het maken van plannen bij het continu verbeteren. De wijze van vastleggen varieert per organisatie. Kort, bondig en transparant zijn wel succesfactoren.
Wil je een keer vrijblijvend van gedachte wisselen of meer weten over Quick Respons Manufacturing? Neem gerust contact op via 06-51381550 of stuur een bericht via onze contactpagina, daar word je altijd wijzer van!
