Niet meer weg te denken
In elk organisatie is er, in meer of mindere mate, sprake van automatisering in de processen. Dat geldt in de kantoorprocessen en in de productieprocessen. Denk maar aan het e-mailverkeer dat grotendeels de communicatie via papier heeft vervangen in de dagelijkse operatie. Uiteraard is de mate van automatisering ook afhankelijk van de branche waarin geopereerd wordt.
Automatiseren wordt vaak in één adem genoemd met het versnellen van organisatieprocessen. Zo eenvoudig als dat klinkt blijkt het in de praktijk lang niet altijd te zijn.
QRM (Quick Response Manufacturing) is een bedrijfsbrede strategie om processen te optimaliseren met doorlooptijdverkorting. Daar is snelheid de crux. Op het eerste gezicht lijken QRM en automatisering een gelukkig huwelijk. Er zijn echter voorwaarden die dat ‘geluk’ behoorlijk beïnvloeden.
Het is een open deur, automatisering is een hulpmiddel voor de bedrijfsvoering. Toch wil ik dit wel aanhalen omdat het erin sluipt dat automatisering een doel lijkt te worden voor organisaties. Het simpel houden blijkt een hele opgave. Zo is mijn ervaring. In dit artikel geef ik mijn mening over de voorwaarden die nodig zijn om automatisering effectief toe te passen met QRM (maar ook in het algemeen in organisaties).
Voorwaarden voor automatisering bij de QRM strategie zijn:
- Je huis moet op orde zijn!
- Benader elk automatiseringsvraagstuk organisatiebreed
- Vraag je altijd af of het nodig is om te automatiseren
- Zorg dat gekozen oplossingen bijdragen aan de doelstelling van de organisatie
Je huis moet op orde zijn!
Als je een chaos gaat automatiseren, krijg je een geautomatiseerde chaos. Ook een cliché, dat helaas te vaak in de praktijk voorkomt. Organisatieprocessen op zowel kantoor als in de productie moeten kloppen en goed op elkaar aansluiten. Het systeem moet ook zonder automatisering werken. Naast de werkwijzen is het vooral de discipline van de medewerkers die zorgt voor het al dan niet functioneren van een systeem. In de praktijk ben ik tegengekomen dat een order, voor de bewerking poedercoaten, ingescand moest worden om de onderdelen te bestellen voor de montage. Een prima systeem, behalve als je vergeet te scannen. Dat is het menselijke aspect, dat niet is op te lossen met automatisering. Voordat dit geautomatiseerd werd, was een systeem van bonnen die fysiek van de ‘besteller’ naar het magazijn ging. Het principe werkt hetzelfde.
Het huis op orde betekent een logische en werkbare administratieve organisatie, gericht op de doorstroming van het orderproces. Geen ingewikkelde registraties. Doelgericht en eenvoudig. Met die voorwaarden is automatisering voor de informatieprocessen zinvol.
Als het gaat over productieautomatisering geldt hetzelfde. Een vol geautomatiseerde machine aanschaffen zonder dat de logistieke aanvoer is geregeld is kansloos. In de grafimedia industrie is het ‘klassieke’ voorbeeld bekend van de aanschaf van hoog geautomatiseerde offsetdrukpersen begin van deze eeuw, zonder de organisatie rondom deze machine voldoende aan te passen. De machine was veel productiever dan zijn voorganger, mits de informatie en logistieke aanvoer juist en tijdig waren. Pas dan kon die investering zijn rendement opleveren.
Benader elk automatiseringsvraagstuk organisatiebreed
Of het nu gaat om automatisering van de informatiestroom via ERP-systemen of productieautomatisering, het gevolg moet zijn dat het in de gehele keten sneller gaat. De cruciale vraag die telkens gesteld moet worden is: wat is het gevolg van deze aanpassing (met automatisering) op het totale proces? Als er op lokaal niveau tijdwinst of efficiencywinst wordt behaald en elders meer tijd of in efficiency ontstaat, brengt dit het proces in onbalans. Dit gebeurt zonder het te beseffen en voordat je het weet ga je op andere plaatsen ‘pleisters’ plakken om de gevolgschade te repareren. Het is belangrijk een integrale IT en automatiseringsvisie te hebben. Een team van leiding en medewerkers uit de operatie moet zich hiermee bezighouden, al dan niet ondersteund door externe deskundigen.
Vraag je altijd af of het nodig is om te automatiseren
Is automatisering altijd de oplossing om tijd uit het systeem te halen? Het antwoord is eenduidig en duidelijk: NEE. Met name bij het delen en terugvinden van informatie is een (staand) whiteboardoverleg met een fysiek bord effectiever dan een geautomatiseerd systeem. Ook zijn hybride vormen effectief. Als er veel data verwerkt moet worden en regelmatig geraadpleegd moet worden is automatisering een must. Voor dagelijkse besprekingen eigenlijk niet. Als het ondersteunt is het prima. Dit is zo maar een voorbeeld waarbij de vraag gesteld kan worden wat de toegevoegde waarde is van automatisering. Zo zijn er velen.
Ook in de productieomgeving is automatisering pas zinvol als overdrachten uit het ordeproces gehaald kunnen worden of het bijdraagt aan de totale doorstroming. Een snellere hoog geautomatiseerde machine die lokaal meer productiviteit levert, maar niet voor het totale proces, zorgt voor onbalans en zal eerder vertragen dan versnellen.
Zorg dat gekozen oplossingen bijdragen aan de doelstelling (klantvraag centraal, doorlooptijdverkorting en vereenvoudiging van processen)
Alleen als het bijdraagt aan de doelstelling van de organisatie is automatisering zinvol. Een mooi cliché om mee af te sluiten. Ik noem het wel omdat deze vragen telkens gesteld moeten blijven worden. Het kritisch blijven op de graad en intensiteit van automatisering is de opgave voor de leiding van een organisatie. De klantvraag beantwoorden en dat snel en juist doen. Daartoe moet ondersteuning zijn, vanuit de oplossing, met automatisering. In de kantooromgeving en ook in de productie-omgeving.
Een goed voorbeeld is het automatiseren van orderbevestigingen die naar klanten gestuurd worden. Een eenmalige actie, die elke keer tijd oplevert en constante kwaliteit waarborgt. Een simpel voorbeeld dat effectief is. Het maken van een klantenportal waarbij klanten orders kunnen invoeren is ook zinvol, behalve als dat tijd vergt van de binnendienst om de aanvraag te completeren.. Met andere woorden: is de oplossing echt een toegevoegde waarde en functioneert het zoals bedacht.
Automatisering blijft een constante factor van aandacht in organisaties. Blijf kritisch op de toegevoegde waarde en tegelijkertijd niet te bang om juist wel te automatiseren. Het juiste evenwicht vinden in dat spanningsveld blijft de uitdaging!
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
