Bijna iedereen heeft tegenwoordig wel ooit een vliegticket gekocht via internet. Voor vakantie of een zakenreis. Bij vakanties zijn de prijzen van tickets nog wel eens verrekend in de totaalprijs van een reis. Bij zakelijke tickets is dat niet het geval. Prijzen variëren van dag tot dag, van bestemming tot bestemming en hangen zeer af van het moment van boeken. Elke vliegtuigstoel heeft zijn eigen prijs. De prijs die je betaalt, hangt van vele factoren af. De kostprijs is in dit geval niet leidend voor de uiteindelijke verkoopprijs. De markt bepaalt de prijs. Is dat ook zo voor de maakindustrie?
Een praktijkvoorbeeld uit een drukkerij
Klant: Je krijgt de order voor € 1.500,-. Die internetdrukker kan het daar voor doen, dus waarom jij niet?
Drukker: Maar mijn kostprijs bedraagt alleen al € 1.800,-. Op deze manier ben ik niet eens kostendekkend.
Klant: Luister, graag of niet!
Komt dit (ook) bekend voor in jouw branche. Waarschijnlijk krijgt iedere onderneming in de maakindustrie hiermee te maken. De vraag is: hoe ga je ermee om? Dat hangt ook af van de commerciële belangen van die specifieke order. Het accepteren van orders onder de kostprijs kan incidenteel met een gefundeerde reden, maar niet structureel. Er moet immers geld verdiend worden om voort te bestaan.
Je kunt je wel de vraag stellen of het zinvol is om offerteaanvragen te calculeren. Niet zelden worden bedrijven gebruikt als calculatiebureau voor de prijsvergelijking. Dat staat los van de tenders die worden uitgezet, waarin de kostprijzen vaak behoorlijk transparant moeten zijn. De laagste prijs wordt gebruikt om de order te plaatsen: prijskopen.
De calculatie wordt steeds vaker gebruikt als instrument voor kostenbeheersing. Echter wanneer er sprake is van een specialisme of extra dienstverlening, speelt de calculatie een heel andere rol. Dan zal de prijsbepaling wel voor een groot deel afhangen van de calculatie. Het calculeren van alle aanvragen is niet vanzelfsprekend.
Wat te doen?
Het dilemma van de kostprijscalculatie kan in twee vragen worden gesplitst:
- Is calculeren überhaupt nog zinvol?
- Is de integrale kostprijsmethode nog toereikend?
Wel of niet calculeren?
Het eerdergenoemde praktijkvoorbeeld ontmoedigt om te calculeren. Het is goed de overwegingen, om het wel of juist niet te doen, te inventariseren. Een belangrijk uitgangspunt is dat calculeren toegevoegde waarde oplevert voor jouw organisatie.
Het hangt af van de activiteiten van jouw bedrijf of het zinvol is om te calculeren. Ben je, om in de grafische industrie te blijven, een drukker die alleen huisstijl drukwerk maakt in kleine oplagen? Dan is alles calculeren op zichzelf al bijna ondoenlijk. Belangrijk is de vraag of het een instrument is om de kosten te kunnen beheersen en inzichtelijk te maken?
In dit voorbeeld lijkt een prijslijst een beter alternatief. Met een eenmalige inspanning kan de prijslijst worden samengesteld met de variabelen die van invloed zijn. Wanneer er sprake is van een complex project bestaande uit meerdere producten, is het maken van een kostencalculatie zinvol. Enerzijds heeft dit te maken met de grootte van de opdracht en anderzijds met het verkrijgen van inzicht in de kosten van deze opdracht.
De genoemde voorbeelden verschillen sterk van elkaar en geven extremen weer. Hiertussen bevindt zich een groot gebied van opdrachten waarbij, afhankelijk van de situatie, wel of niet gecalculeerd moet worden. Omstandigheden kunnen sterk van invloed zijn bij de overweging om wel of niet te calculeren. De beschikbare tijd kan het niet toelaten, de verkoopprijs is al vastgesteld of er is simpelweg onvoldoende capaciteit. Voor een groot deel van de opdrachten geldt echter dat het calculeren zonder meer zinvol is. Vooral om inzicht te verwerven in de kostenopbouw. Als er een discussie zou ontspinnen over de verkoopprijs, is direct zichtbaar wat de eventuele ‘rek’ is voor een prijsaanpassing, zonder verliesgevend te zijn. Het accent ligt op het inzicht in kosten, steeds minder als bepaling van de verkoopprijs. Toch is het daarmee nog steeds een belangrijk commercieel stuurinstrument.
Dit geldt in de hele maakindustrie. Door de transparantie van prijzen door o.a. tenders en vergelijkingen via internet is de verkoopprijs geen ‘geheim’ meer.
Integrale kostprijsmethode: achterhaald of nog steeds bruikbaar?
Voldoet deze integrale kostprijsmethode nog? Veruit de meeste kostentarieven zijn hierop gebaseerd in de maakindustrie. Het kenmerk van deze methode is dat alle kosten via verdeelsleutels worden verrekend naar eindkostenplaatsen. Met name de algemene kosten worden via eenvoudige verdeelsleutels verrekend naar eindkostenplaatsen. Het gevolg daarvan is dat de duurste productiemiddelen, het grootste aandeel van de algemene kosten toegedeeld krijgt.
Het is een eenvoudige methode, waarbij de vraag reist of deze toerekening correct is. Het inzicht in de kostentoerekening is immers globaal.
Als alternatief is het mogelijk de zogenaamde Acivity Based Costing methode (kortweg ABC) te gebruiken. In deze methode worden de daadwerkelijke kosten aan een specifieke opdracht toegerekend. Ook de algemene kosten van bijvoorbeeld het ordermanagement wordt rechtstreeks aan de order toegerekend. Geen toeslag, maar werkelijk bestede uren. De theorie is veelomvattender, maar voert te ver om in dit artikel verder toe te lichten.
Hoewel de ABC-methode een zuivere vorm is van kostentoerekening aan een order, blijkt de praktijk vaak bewerkelijk en tijdrovend. De registraties vragen tijd en accuratesse van medewerkers, die tegelijkertijd ook hun kerntaak moeten uitvoeren.
De integrale kostprijsmethode is globaal en de ABC-methode te gedetailleerd. Er is een alternatief, met een combinatie van beide genoemde methoden. De verdeling van een Quick Response Manufacturing organisatie in cellen en/of rijbanen vormt hierbij de basis.
Werkstroomgeoriënteerde kostprijsmethode
Vanuit de gedachte dat de doorlooptijd zo kort mogelijk moet zijn in organisaties, voor producten en diensten die worden aangeboden, wordt de organisatie ingericht in cellen rondom een product of een markt of worden rijbanen bepaald van eindproducten die geleverd worden.
De taken die moeten plaatsvinden om dat eindproduct te realiseren vormen de bouwstenen om de kostenplaatsen te bepalen. In een groot aantal gevallen zullen er kostenplaatsen zijn die voor alle producten gebruikt worden. Met inzicht in de tijdsverdeling die nodig is voor een bepaalde productgroep kan fijnmaziger worden bepaald welke kosten er toegerekend moeten worden. Dat geldt ook de voor algemene kostenplaatsen.
Met deze methode stem je daarmee vooraf de kostentoerekening af op de cellen en/of rijbanen die worden gedefinieerd. Het eindresultaat is nagenoeg gelijk door het opleveren van kostentarieven voor machines en bewerkingen. Het grote verschil is de totstandkoming. Met een uitgebreide procesbeschrijving waarin de routes van producten inzichtelijk gemaakt worden, kan gefundeerd en gevarieerd worden bepaald welke kosten en toeslagen aan een bepaalde route of productgroep worden toebedeeld. Het kan nu eenmaal zijn dat de ene productgroep meer verkoopinspanning vraagt dan een andere productgroep. Het werkelijk toewijzen van de kosten op basis van tijdsbesteding is veel zuiverder.
Hiermee kunnen kostencalculaties echt gebruikt worden als commercieel instrument. Orders met weinig toegevoegde waarde, die wel veel aandacht vragen kunnen dan bewust voor een hogere prijs worden aangeboden.
Met andere woorden: er kan bewust gestuurd worden op een ideale productmix voor het bedrijf.
In tegenstelling tot de ABC-methode wordt vooral gelet op de globale werkstromen in een bedrijf. Let wel op als er ingrijpende veranderingen zijn in de werkstromen in het bedrijf door bijvoorbeeld investeringen en veranderingen in werkwijzen. Deze moeten direct aangepast worden aan het kostprijsmodel. Echter als de uitgangspunten goed zijn vastgelegd en gebruik wordt gemaakt van een kostprijsmodel in Excel, dan zijn de aanpassingen relatief eenvouding.
Tot slot
In het begin van het artikel zijn twee vragen gesteld. Op de vraag of calculeren nog zin heeft, is het antwoord: ja!
Met uitzondering van standaardproductsoorten is het nog steeds zinvol te calculeren voor offertes en orders. De nadruk ligt steeds meer op de beheersing en het inzichtelijk maken van kosten en minder op de bepaling van de verkoopprijs.
Hoewel bij complexe projecten de kostencalculatie nog steeds de basis is voor de verkoopprijs. Het hebben van een actuele kostprijs is wel een voorwaarde. Bij voorkeur gebaseerd op de werkstromen in jouw bedrijf. Het vraagt meer voorbereiding om de werkstromen goed in kaart te brengen. Het levert wel direct inzicht en daarmee is het een sterk commercieel instrument. Daarmee is de tweede vraag ook beantwoord. De integrale kostprijsmethode is met aanpassingen nog steeds goed bruikbaar.
Meer weten? Noctuam kan de kostentarieven voor jouw organisatie opstellen met behulp van een eigen tool. Interesse? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
