Het lijkt inmiddels steeds normaler te worden om zowel online als ‘offline’ met elkaar te overleggen. Ook gebeurt het vaak dat er een hybride vorm is, waarbij een deel van de aanwezigen ook werkelijk op locatie is en een deel ‘virtueel’ aansluit.
Met deze nieuwe werkelijkheid is het stilstaan bij de effectiviteit van communiceren noodzakelijk. Bij trajecten om processen te verbeteren is een van de meest genoemde oorzaken van verstoringen, de ‘communicatie’ is niet goed. Met die reden een artikel over effectief overleggen, ook in relatie met Quick Response Manufacturing. Het draait daar tenslotte om snelheid en doorlooptijdverkorting. Dan is goede, effectieve communicatie een basisvoorwaarde.
Communicatie
De definitie van communicatie, volgens van Dale, is:
Communicatie is het met elkaar in verbinding staan van mensen om te overleggen of berichten uit te wisselen. Bij communicatie zijn altijd ten minste twee partijen betrokken in de rol van zender en ontvanger.
Op zichzelf een duidelijke definitie. Het zegt echter niets over de effectiviteit ervan. In veel organisaties wordt er dan ook volop gecommuniceerd, zonder dat het effectief is. En juist daar zit het knelpunt. De ineffectiviteit van overleg, vergaderingen en agile bijeenkomsten vormen een grote bron van ergernis en weerstand. In trajecten wordt niet zelden gesproken over ‘vergadercultuur’, dagen die zijn ingevuld als ‘vergadermarathon’ etc. Impliciet zegt het iets over de effectiviteit ervan. Of in ieder geval het gevoel van effectiviteit.
In dat kader zag ik op LinkedIn een klassieker in de quote’s over communicatie.
Het geheim zit in luisteren
De kern van effectieve communicatie zit in het luisteren. En wel luisteren om elkaar te begrijpen. We zijn snel geneigd om onze mening te ventileren en antwoord te geven, vanuit onze eigen beeldvorming. Niets menselijks is ons vreemd. Dit gebeurt dagelijks en zeker in stressvolle situaties. Het helpt zeker om overleg te structureren en te organiseren. Juist het ‘formele’ tintje zorgt ervoor dat er focus en aandacht is. Natuurlijk is spontaan overleg en ‘even de koppen bij elkaar steken’ ook effectief als het op de juiste manier wordt ingericht.
De valkuilen zijn legio:
- Het wordt een instructie-bijeenkomst
- Onderwerpen blijven liggen en niet besproken
- Discussies die ontstaan duren lang en weiden uit over andere onderwerpen
- ‘Even’ duurt wat langer dan gedacht
- Op het einde weet niet iedereen wat te doen
- Etc, etc
Luisteren is een vaardigheid, die te trainen is. Het is cruciaal voor effectief overleg. Doe maar eens deze kleine oefening met elkaar: Wees allemaal helemaal stil en luister naar de geluiden in de omgeving. Doe dat minimaal 2 minuten en vertel elkaar dan wat je hebt gehoord. Tip: zet de radio uit!
Rustig zitten en alleen maar luisteren is namelijk lastiger dan je in eerste instantie zou verwachten.
Effectief overleggen bij QRM
Wat is nu de relatie met QRM? Effectief overleg vormt één van de basis-bouwstenen voor QRM. Het werken in cellen of teams kan alleen maar als overleg effectief is. Het voeren van effectief overleg kent enkele basisprincipes. Luisteren is de allerbelangrijkste! Verder zijn er verschillende tips die universeel toepasbaar zijn zoals:
- Bepaal het doel van het overleg
- Maak altijd een agenda (bij vast overleg kun je vaste agendapunten gebruiken)
- Zorg dat de juiste personen aanwezig zijn
- Bereid overleg altijd voor!!
- Zorg dat iemand het overleg leidt
- Bewaak de tijd (start op tijd en eindig op tijd)
- Overleg is onderdeel van de organisatie (hoort erbij en heeft een plaats)
- Houd het feitelijk
- Luister naar wat wordt gezegd en vooral naar wat niet wordt gezegd
- Maak altijd een (kort) verslag en actielijst met punten ter besluitvorming!
Bij de QRM cellen of teams is overleg een vast onderdeel. Dat kan in vele vormen. Een voorbeeld is de dagstart voor het ‘plan van de dag’, maar ook specifieke overleggen over de inhoudelijke activiteiten rondom een klantvraag. Bij al die overlegvormen zijn bovengenoemde tips van toepassing. Het toepassen ervan leidt zeker tot effectiever overleg dan zonder de tips. Het meest cruciale voor succesvolle QRM cellen en/of teams is echt luisteren. Die vaardigheid vraagt bewuste aandacht bij het werken in cellen. Wees ook open naar elkaar om dat te bespreken en schroom niet om hulp in te schakelen. Luisteren is minstens zo belangrijk als praten. Dat gaat de meeste mensen makkelijker af dan luisteren.
Tot slot
Effectief overleggen lijkt vanzelfsprekend. Het vraagt juist veel aandacht om daarmee bewust aan de slag te gaan. Er zijn vele hulpmiddelen om dit te ondersteunen. De belangrijkste sleutel in succesvol overleg ben je zelf!
Een mooie quote van Winston Churchill om mee af te sluiten.
‘Er is moed nodig om op te staan en te spreken; maar er is ook moed nodig om te gaan zitten en te luisteren’.
Meer weten? Of gewoon een keer vrijblijvend praten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
Bekijk ook onze QRM Quick Start om snel en in eigen tempo meer te leren over QRM!
