Quick Response Manufacturing is geen truc. Het kopiëren van een succesvol voorbeeld leidt tot teleurstellingen. Er is nu eenmaal geen blauwdruk die vooraf te bepalen is. Hoewel het niet te voorspellen is wat gaat gebeuren bij de QRM praktijk, is het ook niet zo dat het een groot mysterie is. De belangrijkste valkuil bij de QRM praktijk is de gedachte dat het ‘maakbaar’ is door te gaan crosstrainen of te werken in cellen. Beiden zijn waardevolle instrumenten bij de QRM praktijk. De situatie van elke organisatie is uniek en de vraag die telkens weer gesteld moet worden is ‘wat past het best?’
Zo heb ik bij trajecten vaak gehoord: ‘QRM is toch het werken in cellen of teams en de planning anders inrichten’. Dat is werkelijk te kort door de bocht. Waar kun je tegenaan lopen bij de QRM praktijk? Mijn ervaring leert dat er best een aantal zaken zijn, waar vooraf over nagedacht kan worden. Het voornaamste is telkens weer de situatie objectief beoordelen en op dat moment besluiten wat de volgende stap wordt. Dat kan alleen samen met de medewerkers.
De vijf valkuilen bij de QRM praktijk:
- Het QRM-implementatieplan blijven perfectioneren
- Regie bij met management houden
- Terugvallen in oude gewoontes
- Afwachten tot het beter gaat
- De Waan van de dag (als excuus)
1. Het QRM-implementatieplan blijven perfectioneren
De QRM praktijk begint met een routekaart van de eerste stappen die genomen worden. Daarin worden globaal de stappen benoemd en de teams samengesteld om aan de slag te kunnen. Een valkuil is de routekaart te veel in detail te gaan beschrijven. De precieze stappen vooraf willen definiëren en alle risico’s te willen uitsluiten. Daarmee verlies je snelheid en betrokkenheid. Het is een kwestie van doen en regelmatig met elkaar de resultaten en effecten bespreken. Het ‘agile’ werken in plaats van via het ‘stappenplan’. Durf uit te proberen en maak fouten (op kleine schaal) en leer daarvan. De snelste en meest effectieve manier!
2. Regie bij met management houden
Als managers de controle niet kunnen loslaten zal de invoering in de praktijk stagneren. Telkens de vinger in de pap willen hebben bij beslissingen in een team werkt ook nog eens frustrerend en ondermijnd het eigenaarschap en zelfstandig handelen. Het is vaak niet eens bewust. Het doorbreken van deze valkuil kan door het QRM team dat de praktijkbegeleiding coördineert, samen te stellen uit een brede groep medewerkers uit alle lagen van de organisatie. Het is zoals een ondernemingsraad, een vertegenwoordiging van alle medewerkers. Dat mag geen gekunsteld team zijn, waarbij de invloed alsnog bij het hogere management ligt. Het is een zelfstandig opererend team dat verantwoording van haar handelen wel aflegt aan de directie. Niet elke beslissing zal vooraf overlegd worden. De handelingsvrijheid is veel groter. Dat blijkt in de praktijk nog best eng te zijn.
3. Terugvallen in oude gewoontes
Veranderen is en blijft lastig. Wat je kent en weet geeft het gevoel van veiligheid en zekerheid. Ook al ben je er niet tevreden over. Het niet weten wat er gebeuren gaat, is eng. Dat geldt gelukkig niet voor iedereen. Anders zou er nooit iets veranderen. Het vraagt wel een juiste samenstelling van een team dat aan de slag gaat met de QRM praktijk. Dat zijn volhouders en laten zich niet voor een gat vangen. Bij tegenslag gaan zij door en blijven zoeken naar de beste methode van werken. Dat gebeurt vaak bij aanvang van de QRM praktijk. Op termijn loert weer het gevaar van het terugvallen in de oude gewoontes. Dat vraagt veel tijd en aandacht van het team dat in de praktijk aan de slag is en van de leiding die dit proces ondersteunt en begeleidt. Het is een hardnekkige valkuil, waarbij ieders inbreng in een organisatie belangrijk is om die te voorkomen.
4. Afwachten tot het beter gaat
De eerste stappen die bij de QRM praktijk gezet worden zijn zichtbaar door het anders inrichten van een kantoor of werkplek bijvoorbeeld. Het zijn maatregelen die een verandering kleur geven en in eerste instantie ook energie. Pas dan begint het echte werk. Afwachten tot het beter gaat als de bureaus aan elkaar zijn geschoven is niet effectief. Regelmatig de stappen bespreken, uitvoeren en evalueren zorgt voor blijvende energie en vooruitgang in de praktijk. Niets doen is geen optie!
5. De waan van de dag (als excuus)
De grootste en meest voorkomende valkuil is de ‘waan van de dag’. Dit ‘spook’ komt in elke organisatie van hoog tot laag voor. Het is vaak de aanleiding voor de start met QRM. Meer rust en overzicht creëren. Excuses die vaak gehoord zijn:
Geen tijd
Te druk
Geen mensen
Spoed
Fouten herstellen
Juist deze punten worden aangepakt met de QRM praktijk. Het lijkt een vicieuze cirkel die telkens weer bevestigd wordt door bijvoorbeeld klanten die bellen waar hun spullen blijven en klachten die blijven terugkeren. Een van de belangrijkste oorzaken van de ‘waan van de dag’ is de onderschatting van het invoeren van de QRM praktijk. Er wordt snel naar de situatie geschakeld als het ‘steady’ is ingevoerd. Echter de weg er naartoe is vol hobbels, weerbarstig en onvoorspelbaar. Dat pleit voor reservecapaciteit om blijvend en structureel te verbeteren en de pieken op te kunnen vangen. Want variatie in vraag is eerder een constante dan een uitzondering. Reservecapaciteit is een lastig onderwerp. Het wordt in eerste instantie uitgedrukt in kosten, terwijl de opbrengsten veel hoger zijn. Dat vraagt overtuiging en doorzettingsvermogen.
Tot slot
De belangrijkste lessen die geleerd zijn in de vele QRM praktijk situaties zijn:
- Blijf bij je plan (routekaart)
- Evalueer op regelmatige basis en stuur bij op de inhoud
- Ga crosstrainen
- Informeer de hele organisatie over de voortgang (de successen en de teleurstellingen)
- Houdt het vooral leuk en plezierig
- Doe het samen!
Meer weten? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van!
Stuur een bericht via onze Contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
