Het werken in teams of cellen is bij Quick Response Manufacturing (QRM) een effectieve organisatiewijze om de doorlooptijd te verkorten en het werkplezier te verhogen. Zoals in eerdere artikelen gezegd, het werken in een QRM-cel is meer dan alleen de bureaus aan elkaar schuiven. Hoewel het samenwerken in één ruimte de onderlinge communicatie bevordert, blijft de kans groot dat ieder zijn eigen taken blijft uitvoeren zoals daarvoor.
De dynamiek wordt weliswaar anders als je met elkaar gaat sámenwerken aan een opdracht. Inzicht in elkaars werk en problematieken wordt vergroot en doorgaans werkt dit versnellend in het verwerkingsproces. De variatie in de vraag van klanten wordt hiermee nog niet ondervangen.
Een praktijkvoorbeeld: In een middelgroot metaalbedrijf zijn calculatie, engineering en werkvoorbereiding, gescheiden afdelingen. Nadat er een analyse is gemaakt bleek dat het werken in teams voor het bedrijf zinvol was om de variatie in de vraag te stroomlijnen. Er waren namelijk veel kleine orders die de grotere projecten verstoorden. Een kleine order ging in de meeste gevallen ‘even voor’ en dat had nadelige gevolgen voor de grotere projecten. Niet direct, maar op den duur werd de vertraging groter en groter. Om dat te voorkomen werd een team ‘snelloket’ gevormd. Dit ‘snelloket’ werd gevormd door een calculator, een engineer en een werkvoorbereider. De eerste effecten waren zeer positief. Deze aparte rijbaan zorgde voor rust in de planning. In het team zelf bleef iedereen zijn eigen taken uitvoeren. Na enige tijd bleek dat er onbalans ontstond in de belasting van de diverse taken. Zo was er een periode met relatief weinig opdrachten (engineering en werkvoorbereiding hadden het rustig) en bijzonder veel offerteaanvragen (calculatie liep over). Daarmee werd duidelijk zichtbaar dat men elkaar wel wilde helpen, maar niet kon helpen! Het ontbrak aan de (systeemtechnische) kennis. De volgende stap was hiermee direct duidelijk: ga elkaar crosstrainen.
Dit praktijkvoorbeeld is kenmerkend voor een pilot waarin direct met enthousiasme gestart wordt. Heel goed om te starten en vooral bij te sturen op dit soort momenten!
Alvorens in te gaan op de stappen om tot een crosstrainprogramma (en uitvoering) te komen, wil ik een belangrijke randvoorwaarde noemen. Het opstellen van een programma en inzichtelijk maken van de prioriteiten zijn een ‘papieren tijger’ als er geen capaciteit is om te kunnen crosstrainen! Met andere woorden: er is reservecapaciteit nodig om flexibiliteit te creëren. Zonder die voorwaarde is crosstrainen gedoemd te mislukken. Dat levert teleurstellingen op die niet direct zichtbaar zijn in het resultaat, maar er wel degelijk invloed op hebben.
Welke stappen volg je bij het opstellen van een crosstrainprogramma?
- Inventariseren van alle taken en activiteiten
- Wie doet wat?
- Waar liggen prioriteiten?
- Wat willen de teamleden zelf?
- Trainingsplan én uitvoering!
Inventariseren van alle taken en activiteiten
De start van het proces is het inzichtelijk maken van ieders taken en activiteiten. Voorafgaand aan een groepssessie met het team is het raadzaam iedereen te vragen zijn taken eens op te schrijven en deze mee te nemen naar de groepssessie.
Tijdens de groepssessie gaat ieder zijn taken toelichten en deze worden beschreven in een zogenaamde ‘crosstraintabel’, ook wel competentiematrix genoemd. De lichtste vorm is een matrix waarin de belangrijkste taken duidelijk zijn omschreven en voor iedere taak een vervanger is. Vaak gebeurt dit al automatisch in vakantieperiodes. Dan is er minder capaciteit, terwijl het werk gewoon doorgaat.
Het resultaat van deze inventarisatie is een overzicht van alle taken die iedereen uitvoert.
Wie doet wat?
De grove inventarisatie levert het beeld van ieders bijdrage in het geheel. Wellicht levert het ook inzicht op in dubbele activiteiten en onnodige activiteiten. Dat is een mooie bijvangst. Primair gaat het om het trainen van elkaars taken en daarmee de flexibiliteit vergroten.
In deze stap ga je met elkaar kijken in hoeverre je ook al taken van een ander kunt uitvoeren en welk niveau je daarbij hebt. Bijvoorbeeld: kun je het onder begeleiding of zelfstandig. Of ben je zo ervaren dat je die taak ook aan een andere collega kan leren?
Waar liggen prioriteiten?
Door het invullen van alle taken in een matrix worden meteen de ‘lege’ plekken zichtbaar. Dat zijn taken waarvoor geen vervanging is en maar door één medewerker kunnen worden uitgevoerd. Dat zou de alarmbellen moet laten rinkelen! Bij afwezigheid kan dit direct een probleem opleveren. Dat zal in de dagelijkse praktijk best eens gebeuren. Het probleem wordt opgelost en als het zich een tijdje niet meer voordoet, ebt de urgentie weer weg.
Deze taken zijn prioriteit om met elkaar op het crosstrainprogramma te zetten!
Wat willen de teamleden zelf?
Naast prioriteiten vanuit de organisatie, zijn er ook persoonlijke voorkeuren. Niet iedereen wordt gelukkig van brede inzetbaarheid. Hiermee zal rekening gehouden moeten worden. Uiteraard gaat het bedrijfsbelang voor. Dit combineren met het persoonlijke belang van de medewerker zorgt voor een groter werkplezier. De meeste medewerkers vinden het prettig om zich verder te ontwikkelen en het werken in een QRM cel bevordert dat juist. Crosstrainen van taken die je graag wilt leren motiveert nu eenmaal.
Trainingsplan én uitvoering!
Als de inventarisatie van de prioriteiten en persoonlijke voorkeuren is gedaan, wordt het tijd voor de volgende stap. Het opstellen van het trainingsprogramma. Zoals eerder in dit artikel aangehaald, is het creëren van voldoende capaciteit een absolute randvoorwaarde.
De uitvoering vraagt aandacht en ook basis didactische vaardigheden van de ‘leermeester’ van de taak. ‘Kom er maar even bij en kijk maar goed’ is niet de juiste aanpak. Het is serieus leren en evalueren. In de meeste gevallen zijn de teamleden van de QRM-cel intrinsiek voldoende gemotiveerd. Het is namelijk ook in hun eigen belang. Het is aan te bevelen om de taken ieder afzonderlijk ook te ‘examineren’. Dat klinkt zwaar. Het is wel goed samen te bepalen of de taak hiermee ook daadwerkelijk goed is getraind en dat de ‘leerling’ daarvoor is geslaagd. Er zijn vele vormen om dit te doen. Houd het wel praktisch en geef het voldoende aandacht.
Tot slot is het inventariseren en het inzichtelijk maken de eerste stap. Het bijhouden van de resultaten van alle inspanningen is belangrijk en motiverend. Noctuam heeft daarvoor een praktische tool ontwikkeld, de crosstrainmatrix. Die is gratis te verkrijgen door ons een bericht te sturen o.v.v. ‘crosstrainmatrix’.
Meer weten of een keer vrijblijvend over dit onderwerp sparren? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van! Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.
