Thuiswerken en betrokken blijven in tijden van Covid-19

11 mei 2020

Thuiswerken blijft de norm, zo werd duidelijk in de persconferentie van 6 mei jl, waarin enkele versoepelingen aangekondigd werden op de maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van Covid-19.

Dat lijkt op het eerste gezicht geen grote opgave en toch blijkt het in de praktijk wel haken en ogen te hebben. Iedereen die thuis werkt zal inmiddels ervaren hebben dat het lastig is, als iedereen thuis is en je tegelijkertijd moet werken. Los van concentratie en focus, brengt het mogelijke spanningen met zich mee. De balans tussen privé en werk is veranderend. De werkplek is mogelijk niet optimaal ingericht en de afstemming met collega’s komt ook in een ander daglicht te staan. Zeker als thuiswerken een langere tijd gaat duren is de binding met jouw organisatie een serieus punt van aandacht.

Waar de geluiden in eerste instantie positief waren. Er werd meer gepresteerd dan op kantoor en de achterstanden werden weggewerkt. Deze positieve geluiden vlakken af. De binding met de ‘de basis’ wordt anders en in een aantal gevallen minder. Natuurlijk is dat ieders eigen verantwoordelijkheid, maar het helpt als er samen spelregels opgesteld worden. Onderstaand een voorzet, die aangepast kan worden naar de eigen specifieke situatie.

Inchecken (digitaal)
Thuiswerkers ‘checken’ elke ochtend in (digitaal) en hebben een korte bespreking met hun collega’s over de stand van zaken, de planning, bijzonderheden etc. Een vast tijdstip heeft de voorkeur, naast een vaste agenda en een maximale duur. Het kan ingezet worden als een ‘digitaal whiteboard’ overleg. De ervaring leert dat dit structuur geeft voor de thuiswerkers, maar ook voor de collega’s op kantoor.

Het videobellen, met welk platform dan ook, is nu volledig geaccepteerd. Hoewel deze technologie al jaren beschikbaar is, wordt deze nu intensief gebruikt en wordt de waarde ervan duidelijk. Het is geen vervanging van ‘live’ bijeenkomsten. Het ondersteunt deze juist en de keuze om ‘online’ of ‘offline’ bij elkaar te komen geeft meer mogelijkheden in de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van rijden in de spits en toch vroeg afspreken met elkaar (online).

Afspraken
Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken worden vastgelegd op je digitale whiteboard. Het is niet anders dan een ‘normaal’ whiteboardoverleg. De afspraken vastleggen kan op vele verschillende manieren. Verderop ga ik nog wat verder in op een tool dat hiervoor gebruikt kan worden (Trello). Er zijn vele online tools waarin afspraken vastgelegd kunnen worden en gemanaged door de deelnemers. Een dergelijke tool kan zowel online als offline ingezet worden en is via mobiele telefoon bij te houden. De plaats waar je werkt is niet relevant. Deze tools (apps) bestaan ook al langere tijd en worden nu meer en meer ontdekt en gebruikt.

Verwachtingen (online en offline)
Door de manier waarop het thuiswerken nu ‘geforceerd’ is, zijn de verwachtingen niet altijd duidelijk. Als er al sprake was van een ‘thuiswerk-cultuur’ in de organisatie, zal het nu niet veel uitmaken met hoe het voor de corona crisis was. Als thuiswerken tot voor kort werd ‘ontmoedigd’, is de impact voor een organisatie vele malen groter. De verwachtingen zullen nog niet duidelijk zijn en

het heeft nog steeds een tijdelijk karakter. Echter als tijdelijk langer gaat duren, zal de behoefte aan structuur en afspraken groter worden. Dat geldt voor de thuiswerkers zelf en de leiding van de organisatie. Het hangt ook sterk af van de aard van de organisatie en haar werkzaamheden. Alleen maar thuiswerken, terwijl je daarvoor altijd op kantoor gewerkt hebt, gaat wringen zonder duidelijke verwachtingen en afspraken.

Maak samen spelregels over het thuiswerken en spreek verwachtingen duidelijk uit. Het kan ook een hybride vorm worden, waarbij een combinatie van thuiswerken en op kantoor ingezet wordt. Binding houden en betrokken blijven zijn (juist in deze periode) van cruciaal belang. Samenwerken gaat niet zonder dat samen wordt bepaald wat dat inhoudt! Thuiswerken kan voor bepaalde taken juist bijzonder effectief zijn (uitwerken van verslagen, calculaties, andere concentratietaken), terwijl overleg over projecten, opdrachten, planning veel effectiever is op kantoor waar alle relevante informatie aanwezig is.

Met andere woorden: analyseer wat thuis kan en wat persé op kantoor (eventueel samen met collega’s) gedaan moet worden.

Vanuit de regering is de oproep ‘werk thuis’ niet bedoeld om alles thuis te doen. Het is gewoonweg niet mogelijk. Los van de sociale contacten, die echt van belang zijn in een goede werkrelatie met elkaar.

Het zet aan tot een andere manier van nadenken over de werkzaamheden die gedaan moeten worden. Wat kan eigenlijk thuis gedaan worden? Is dat (ongeacht de noodzaak door de corona crisis) wel mogelijk? Zo niet, wat is er dan voor nodig? Het kan ook een voordeel zijn voor zowel de werkgever als werknemer (minder reistijd, files en grotere flexibiliteit). Bespreek deze verwachtingen met elkaar!

Blijven communiceren!
Nog even terug naar het ‘acute’ thuiswerken. De enige manier om binding en betrokkenheid te houden is te blijven communiceren van twee kanten. Als thuiswerker kun je initiatief nemen, maar ook als leidinggevende of collega op kantoor. Waak ervoor dat de communicatie verwaterd omdat een van de partijen vindt ‘dat die ander ook wel eens initiatief mag tonen’. Voor je het weet zijn de communicatiekanalen stil en werkt iedereen van ‘incident naar incident’. Dat maakt de communicatie helaas vaak onnodig scherp. Eerdergenoemde maatregelen kunnen dit voorkomen, maar er is niets mis met eigen initiatief!

Agile
Een praktische tool waar ik zelf positieve ervaringen mee heb in de samenwerking met een ‘flex-collega’ is Trello. Al ruim voor de corona crisis gebruikten wij deze tool om de status van de afspraken met elkaar te delen. Het is gebaseerd op de ‘agile’ manier van werken, waarbij er globaal onderscheid is gemaakt in ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. De afspraken worden in ‘to do’ gezet en ieder van ons kan een bericht of bijlage sturen als update. Via een notificatie kun je bericht krijgen van de verandering, bijvoorbeeld via de mail. Het is een flexibele tool waarmee er op elk moment gecommuniceerd kan worden. De basis wordt gelegd door duidelijke afspraken en verwachtingen. Met Trello volg je de voortgang en schrijft weer nieuwe acties uit.

Er zijn nog veel meer van dit soort apps, die zonder telkens een telefoontje te plegen, de voortgang van de afspraken ondersteunen. Experimenteer ermee en bekijk welke tool wel of niet werkt in jouw specifieke situatie. Deze periode vraagt om nieuwe manieren van werken en dan is doen de beste manier!

Meer weten? Of gewoon een keer vrijblijvend praten en kijken welke spelregels in jouw situatie werken? Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van! Stuur een bericht via onze contactpagina of bel 06-51 38 15 50.

Voor wie we werken

Noctuam helpt organisaties in de maakindustrie om keten- en organisatiebreed, samen met de medewerkers, structureel te verbeteren. Met de bewezen methode QRM (Quick Respons Manufacturing), optimaliseren we de processen en verkorten we de doorlooptijden. Deze bedrijven hebben Noctuam's kennis en kunde van de QRM Specialist al succesvol ingezet.

Bekijk alle sectoren

Brigitte Lieftink Linkedin

Zijn visie om het ‘simpel’ te houden en je gezonde verstand te gebruiken paste goed bij ons en heeft ons veel mooie inzichten en verbeteringen gebracht.

Brigitte Lieftink - Voormalig Operationeel Manager Brand Control Rooms, Deventer
Ron Sacré Linkedin

Mathieu werkt vanuit zijn praktische ervaring, wat door mij en het personeel als prettig wordt ervaren. Hij snapt de problematiek en dynamiek van de werkvloer.

Ron Sacré - Managing Director Operations FMI HighTech Solutions