Het lijkt erop dat er een tijdperk vóór ‘corona’ is en dat er een tijdperk gaat komen na ’corona’. Momenteel zitten we er middenin en dat wekt verwarring. In deze tijd is leiderschap in organisaties belangrijker dan ooit. Afwachten tot het over gaat is geen optie! Er gebeurt nu heel veel tegelijkertijd en dat vraagt inzicht, overzicht en daadkracht. Het gaat erom te handelen met de aanwezige kennis en ook vooruit te kijken, terwijl niemand weet wat er nu echt juist is. Er zijn rondom Covid-19 nog zoveel onbeantwoorde vragen. Wat kan je dan doen? Zonder de wijsheid in pacht te hebben en het antwoord te weten, is met gezond verstand wel een route te bepalen die gevolgd kan worden. In dit artikel ga ik daar op in met als doel enige houvast te geven.
Ga uit van de (beschikbare) feiten
Het is nodig om een eigen ‘crisisteam’ te formeren in de organisatie, om alle feiten die nu actueel zijn (denk aan teruggetrokken opdrachten, ziekte van medewerkers, de maatregelen omtrent bescherming van medewerkers, vertragingen in de supply chain etc.) centraal in beeld te hebben. Het ‘crisisteam’ is niet noodzakelijk alleen een managementteam. Er kunnen ook andere cruciale functionarissen aan toegevoegd worden. Denk daarbij aan een inkoper, planner, IT-medewerker of HR-medewerker. Het gaat om de directe aansturing van de operatie. Kom dagelijks een of twee maal bij elkaar, online of offline met in achtneming van de maatregelen en maak het actieplan voor de komende dagen. Hoe sneller hiermee gestart wordt, des te sneller is het beeld compleet van de huidige situatie.
Eerst rust in de tent
Met de feiten en de acties uit een ‘crisisteam’ kunnen besluiten genomen worden over de komende periode. Hoewel niemand weet hoe lang de afgekondigde maatregelen gaan duren en welke impact deze hebben op middellange en lange termijn, zal met de bestaande kennis een nieuwe ‘flow’ gecreëerd gaan worden. Hiermee zal de rust in de organisatie het snelste terugkeren. Het enige dat echt helpt om weer vooruit te komen is inzicht, overzicht en rust. Besluiten nemen op basis van de beschikbare feiten en daarover de rest van de organisatie goed informeren. Net als het ‘crisisteam’ regelmatig bijeenkomt, zal ook de rest van de organisatie frequent geïnformeerd moeten worden. Zeker in het geval van thuiswerkers. De fragmentatie in contact leidt snel tot misverstanden en informatieverlies. Een mail is niet voldoende. Neem online de moeite om persoonlijk contact te zoeken. Het gebeurt ook al onderling met een digitale vrijmibo (Vrijdagmiddag borrel).
Wanneer er een situatie is ontstaan waarin de organisatie weer functioneert, met de beperkingen van de huidige situatie, kan de volgende fase gestart worden. Een inschatting van de schade en gevolgen.
Schade opnemen en veerkracht tonen
Hoewel de schade ‘direct’ zichtbaar kan zijn in omzetverlies, minder productie en hoger ziekteverzuim, kan de ‘schade’ ook later ontstaan. Als lopende orders nu doordraaien en de intake over enkele maanden blijft achter, is dat wel toe te schrijven aan de gevolgen van de crisis rond Covid-19.
Om de schade en de gevolgen goed in kaart te brengen, zal het ‘crisisteam’ voldoende data moeten verzamelen om tot de juiste inschattingen te komen. Het reflecteren aan de bestaande plannen van vóór de Covid-19-crisis geeft een objectief beeld van de werkelijke schade en gevolgen. Wat betreft die schade en gevolgen zijn er enkele scenario’s die kunnen spelen:
- De schade is tijdelijk en zal zich in de loop van de tijd (jaar) weer herstellen. De gevolgen zijn niet blijvend.
- De schade is niet meer te repareren. De gevolgen zijn wel beperkt tot deze periode en onder ‘normale’ omstandigheden herstelt de situatie zich volledig
- De schade en de gevolgen zijn permanent. De schade is niet te herstellen en de gevolgen zijn ingrijpend voor de toekomst. Zoals het was, komt niet meer terug.
Afhankelijk van het scenario dat voor jouw organisatie van toepassing is, kun je de volgende stap zetten. Weer opbouwen!
Weer opbouwen
Dat klinkt nu heel makkelijk. Ik hoor veel om mij heen dat het nu de tijd is om de plannen voor de toekomst te maken. Dat is deels waar. Stel je voor dat je in scenario 3 zit. Dan stelt dat het opbouwen en nadenken over de toekomst in een heel ander perspectief. Het vraagt juist dan om leiderschap. Niet om het baasje te spelen. Er wordt richting gevraagd!
Weer opbouwen is een moeilijke fase. De vraag is hoe de markt waarin je actief bent reageert op de ‘genormaliseerde’ situatie. Is er terughoudendheid of gaat het weer door waar het gebleven was? Dat weet niemand en kan pas bepaald worden als het zover is.
Toch is het goed om je bestaande plannen (voor zover aanwezig) erbij te pakken en alvast met het ‘crisisteam’ na te denken over de wederopbouw-fase. Dat zorgt voor een scherp beeld waar je mee wil stoppen. Het kan daarmee ook verhelderend werken! Het omdenken naar de positieve kant van deze situatie is heel cruciaal in deze fase.
Uitbouwen met de lessen die zijn geleerd
Elke crisis maakt wijzer. Niet de gewenste wijze maar het is wel weer voeding voor de toekomst. Het leren van de lessen is een moment om bij stil te staan. Ga met het (voormalige) ‘crisisteam’ een dag op de hei zitten en evalueer de afgelopen periode. Dat kan eenvoudig met het verkeerslichten model.
Stoppen
Doorgaan
Starten
Eenvoudiger kan het niet. Waarmee stop je wat je voor de crisis nog deed? Wat bleek overbodig te zijn, geen toegevoegde waarde te hebben? Waar ben je blij mee dat het weer kan doorgaan! Kan dat nog verder verbeterd worden of zijn anderszins aanpassingen wenselijk en nodig. En tot slot de belangrijkste vraag: waarmee ga je starten vanuit nieuwe inzichten, vanuit plannen die al lang op de plank lagen en nu echt gerealiseerd worden. Met deze driedeling kan snel het raamwerk gemaakt worden voor nieuwe plannen. Vind je organisatie opnieuw uit en upgrade de versie!
Een nieuw plan!
Het nieuwe plan kan natuurlijk heel erg dichtbij de bestaande plannen liggen. Daar is niets mis mee. Goed om dat wel met elkaar vast te stellen en door te gaan. Het nieuwe plan kan de richting of koers drastisch wijzigingen. Wat is daarvoor nodig? Het nieuwe plan is kort en bondig en geeft weer richting en energie aan de organisatie. Een nieuwe (of her-)start na een bijzondere periode. Laat in de jaarlijkse evaluatie in ieder geval de ‘lessen geleerd in de afgelopen periode’ als vast punt terugkomen!
Meer weten? Of gewoon een keer vrijblijvend praten (of je hart luchten) Neem gerust contact met ons op, daar word je altijd wijzer van! Stuur een bericht via onze contactpagina, bel 06-51 38 15 50 of bekijk hier ons online product Organisatie Hulp Verlening, acute hulp in crisistijden!
